Zahlungsavis: Doppelzahlung (bereits bezahlte Rechnung)

Wenn ein Zahlungsavis weiterhin eine bereits bezahlte Rechnung aufführt, ordnet Cortena diese Zeile nicht erneut als offene Forderung zu. Stattdessen behandelt Cortena die Zeile im Zahlungsavis-Workflow als Doppelzahlung (DZ), sodass das Avis weiterhin vollständig ausgeglichen werden kann, während das ERP eine DZ-Gegenbuchung für die Überzahlung bucht.

1. Wann Doppelzahlung angewendet wird

Eine Zeile im Zahlungsavis entspricht einer Forderung, die bereits bezahlt ist, in Cortena und/oder im verbundenen Buchhaltungs- oder CRM-System.

Typische Situationen:

• Der Kunde hat bereits zuvor bezahlt, per Bankzuordnung oder über ein vorheriges Avis, und dieselbe Rechnung erscheint erneut in einem späteren Avis
• Das Avis enthält eine Rechnung, die im Buchhaltungssystem bereits ausgeglichen wurde
• Eine frühere Teilzahlung lässt die Avis-Zeile als „offen“ erscheinen, während die Forderung bereits als bezahlt markiert ist

Cortena kennzeichnet diese Zeilen als Doppelzahlung, damit der übrige Avis-Workflow fortgesetzt werden kann, ohne fälschlicherweise anzunehmen, dass die Rechnung noch offen ist.

2. Darstellung im Zahlungsavis

1. Öffnen Sie Forderungen → Zahlungsavise und wählen Sie das Avis aus.
2. Eine bereits bezahlte Zuordnung wird mit folgendem Hinweis angezeigt: Forderung bereits bezahlt: als Doppelzahlung (DZ) gebucht.
3. Ein Banner kann angeben, wie viele Forderungen separat als Doppelzahlung (DZ) gebucht werden.

Diese Zeilen bleiben im Avis sichtbar, damit Sie prüfen können, warum die Beträge weiterhin übereinstimmen.

3. Buchungsplan und Synchronisierungs-Workflow

Wenn Sie die Synchronisierung bzw. den Buchungsplan für das Zahlungsavis ausführen, bildet die Doppelzahlung eine eigene Gruppe. Die typische Reihenfolge ist:

1. Offene Rechnungen zuordnen
2. Gutschriften bzw. verbleibende Beträge verarbeiten
3. DZ-Gegenbuchungszeilen für bereits bezahlte Rechnungen
4. Im verbundenen System buchen bzw. bestätigen, wenn dies vom Plan verlangt wird

Bei der verknüpften Banktransaktion oder dem entsprechenden ERP-Zahlungsbeleg bucht Cortena eine Gegenbuchungszeile wie DZ <invoice>, sodass der nach den normalen Zuordnungen verbleibende Betrag Available korrekt ausgeglichen wird.

Wenn der Status „bereits bezahlt“ in Cortena veraltet ist, das Buchhaltungssystem jedoch weiterhin einen offenen Posten ausweist, kann eine Live-Prüfung stattdessen auf eine normale Zuordnung und nicht auf DZ zurückfallen.

Tipps und Einschränkungen

• Die Doppelzahlung ist Teil des Zahlungsavis-Workflows und keine separate manuelle Buchung, die Sie außerhalb des Avis erstellen.
• Bei manchen Plänen wird DZ zusammen mit Gutschriften und Gebühren erst nach dem abschließenden Schritt Buchen bzw. Bestätigen dauerhaft gespeichert. Cortena führt diesen Schritt bei Bedarf am Ende der Synchronisierung aus.
• Verwandte Themen: Zahlungsavis: Synchronisierung mit WeClapp (Beispiel für die Rückschreibung ins ERP), Zahlungsavis: automatisch ausgleichen, Offene Posten und Rückschreibung von Zahlungen, Arbeitsbereich für Zahlungsavise.

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