Konfigurieren Sie, wie neue Ausgangsrechnungsnummern generiert werden: mit einer Vorlage mit Platzhaltern, einer Live-Vorschau und Sequenzzählern pro Präfix. Beim Speichern der Vorlage können offene Entwürfe neu nummeriert werden, damit sie dem neuen Muster entsprechen. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre Nummern.
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1. Rechnungsnummern öffnen
- Gehen Sie zu Einstellungen → Forderungen.
- Öffnen Sie oben im Tab Rechnungsnummern.
- Zum Speichern von Änderungen benötigen Sie die Berechtigung, Forderungen zu erstellen oder zu bearbeiten.
2. Platzhalter und Vorschau der Vorlage
Erstellen Sie eine Vorlage aus anklickbaren Platzhaltern:
| Platzhalter | Fügt ein |
|---|---|
{YYYY} | Vierstellige Jahreszahl |
{YYYYMM} | Jahr + Monat |
{CUSTOMER_NUMBER} | Kundennummer aus den Stammdaten |
{SEQUENCE} | Nächste Sequenz für das ermittelte Präfix |
Beispielvorlage: RE-{YYYYMM}-{SEQUENCE} → Die Vorschau könnte RE-202609-00042 anzeigen.
Bearbeiten Sie die Vorlagenzeichenfolge oder fügen Sie Chips ein. Die Beispielvorschau wird sofort aktualisiert.
3. Speichern und Neunummerierung von Entwürfen
Wenn Sie auf Speichern klicken:
- Cortena speichert die Vorlage und führt die Sequenzzähler pro ermitteltem Präfix fort, also für den statischen Teil des Musters.
- Offene Entwürfe können neu nummeriert werden, damit sie der neuen Vorlage entsprechen. Bestätigen Sie dies im angezeigten Speicherdialog.
- Ausgestellte oder bezahlte Rechnungen behalten ihre bestehenden Nummern.
Neue Forderungen, die manuell erstellt, über ein Abonnement abgerechnet oder aus einer Verbindlichkeit weitergeleitet werden, verwenden bei ihrer Erstellung die aktuelle Vorlage.
Tipps und Einschränkungen
- Sequenzen verwenden keine Nummern gelöschter Entwürfe erneut, wenn dadurch die Prüfungssicherheit beeinträchtigt würde. Befolgen Sie bei der Neunummerierung die Hinweise auf dem Bildschirm.
{CUSTOMER_NUMBER}setzt voraus, dass beim Kunden der Forderung eine Kundennummer hinterlegt ist.- Mehrere Rechtsträger: Konfigurieren Sie die Nummerierung pro Mandant. Untergeordnete Rechtsträger übernehmen Nummerierungsvorlagen nicht automatisch vom übergeordneten Rechtsträger.
Kurzübersicht
| Aufgabe | Ort |
|---|---|
| Vorlage bearbeiten | Einstellungen → Forderungen → Rechnungsnummern |
| Vorschau | Dasselbe Panel → Beispielvorschau |
| Auf Entwürfe anwenden | Vorlage speichern (Entwürfe bei entsprechender Aufforderung neu nummerieren) |
| Ausgestellte Nummern | Nach der Ausstellung unverändert |