Mit Suche im CRM finden Sie HubSpot-E-Mails und -Threads, die als Zahlungsavise importiert werden können. Geben Sie Suchphrasen ein und drücken Sie Enter, um Filter-Badges hinzuzufügen (AND-Suche). Vollständige HubSpot-Phrasen (from:, body:) funktionieren beim Synchronisieren ebenfalls als Importfilter (OR-Verknüpfung). Steuern Sie den inkrementellen Import mit Importieren ab und Synchronisierung zurücksetzen.
Siehe auch Arbeitsbereich für Zahlungsavise und Soft-Delete von Zahlungsavisen.
1. Suche im CRM öffnen
- Öffnen Sie unter Forderungen → Zahlungsavise die Suche im CRM (über die Symbolleiste oder den Link im leeren Zustand).
- Geben Sie Suchbegriffe ein: Name des Geschäftspartners, Teil der Rechnungsnummer oder Betrefftext.
- In den Ergebnissen werden HubSpot-Treffer angezeigt, die noch nicht importiert wurden, sowie Einträge mit dem Status In Cortena gelöscht und der Option Erneut synchronisieren.
Für den Import von Zahlungsavisen muss HubSpot als Quelle verbunden sein.
2. AND-Suche mit Enter und Filter-Badges
- Geben Sie einen Begriff ein und drücken Sie Enter. Cortena fügt ein Filter-Badge hinzu.
- Fügen Sie weitere Badges hinzu, um die Ergebnisse einzugrenzen (AND: Alle Badges müssen übereinstimmen).
- Entfernen Sie ein Badge, um die Suche zu erweitern.
- Wählen Sie ein Ergebnis aus und klicken Sie auf Importieren, um ein Zahlungsavis-Dokument zu erstellen.
Verwenden Sie bei per Soft-Delete gelöschten Kopien statt eines erneuten Imports die Option Erneut synchronisieren. Siehe Soft-Delete von Zahlungsavisen.
3. HubSpot-Phrasen und geplante Synchronisierung
Unter Einstellungen → Integrationen → HubSpot (Bereich für Zahlungsavis- und E-Mail-Import):
| Filtertyp | Verhalten |
|---|---|
| Vollständige Phrasen | from:partner@example.com, body:Zahlungsavis usw. |
| Kombination bei der Synchronisierung | Mehrere Phrasen werden bei der automatischen Synchronisierung mit ODER verknüpft |
| Importieren ab | Bei der Synchronisierung werden nur E-Mails nach diesem Datum importiert |
| Synchronisierung zurücksetzen | Setzt den Cursor zurück, sodass die nächste Synchronisierung ab Importieren ab erneut auswertet |
Badges in der Suche im CRM dienen der Suche auf Abruf. Phrasenfilter steuern die Synchronisierung im Hintergrund.
4. Import des E-Mail-Textes
Cortena kann Zahlungsavise aus dem Text einer E-Mail erstellen, nicht nur aus PDF-Anhängen, wenn der Parser tabellarische Zahlungsdaten erkennt.
- Die Vorschau zeigt die Dokumentart an, die auf eine Quelle aus dem E-Mail-Text hinweist.
- Ergebnisse mit geringer Parser-Konfidenz werden im Arbeitsbereich auf dem Tab Vorschau unter Überprüfung erforderlich abgelegt.
Tipps und Einschränkungen
- HubSpot-Ratenbegrenzungen können umfangreiche Nachimporte ab Importieren ab verlangsamen. Verwenden Sie Synchronisierung zurücksetzen gezielt.
- Phrasenfilter verwenden nicht die AND-Logik der Badges. Konfigurieren Sie für die Synchronisierung OR-Listen unter Einstellungen.
- Siehe auch: Arbeitsbereich für Zahlungsavise.
Kurzübersicht
| Aufgabe | Ort |
|---|---|
| Suche auf Abruf | Suche im CRM |
| Interaktiv eingrenzen | Enter → Filter-Badges (AND) |
| Regeln für den automatischen Import | Phrasen unter Einstellungen → Integrationen → HubSpot |
| Zeitraum für den Nachimport | Importieren ab · Synchronisierung zurücksetzen |
| Avis nur aus dem E-Mail-Text | E-Mail importieren → Dokumentart in der Vorschau prüfen |