Einige Lieferanten senden strukturierte E-Rechnungen: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML oder eine eigenständige XML-Datei. Cortena liest die strukturierten Daten direkt aus, anstatt die PDF-Datei wie ein Bild zu scannen.
Für wen ist dieser Artikel gedacht: Teams in der Kreditorenbuchhaltung, die deutsche ZUGFeRD- / Factur-X-Rechnungen, europäische UBL-Rechnungen oder andere maschinenlesbare Rechnungen empfangen und wissen möchten, wie Cortena diese im Vergleich zu gescannten PDF-Dateien verarbeitet.
1. Was als strukturierte E-Rechnung gilt
| Format | Was Sie erhalten |
|---|---|
| ZUGFeRD / Factur-X | PDF-Datei mit eingebettetem XML, in Deutschland weitverbreitet |
| UBL / CII | XML-Rechnungsdatei, teilweise mit PDF-Anhang |
| XRechnung | Deutsche XML-Variante für den öffentlichen Sektor |
Wenn Cortena das Format erkennt, wird ein Hinweis für eine E-Rechnung angezeigt. Felder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen und Umsatzsteuer stammen aus dem eingebetteten XML, nicht aus der OCR-Erkennung der PDF-Seiten.
2. Unterschiede zur Extraktion aus gescannten PDF-Dateien
- Gesamtbeträge und Umsatzsteuer werden aus dem XML übernommen · dies ist in der Regel zuverlässiger als OCR
- Positionen werden direkt aus den strukturierten Daten zugeordnet
- Der Abgleich wird weiterhin ausgeführt · Buchungskonten, Kostenstellen und Kreditoren werden anhand Ihrer Richtlinien zugeordnet
- Erneut verarbeiten führt die gesamte Verarbeitung erneut aus, teilt PDF-Seiten jedoch nicht auf · das XML ist die maßgebliche Datenquelle
Wenn das XML fehlerhaft ist, lassen Sie die Datei vom Lieferanten korrigieren oder bearbeiten Sie die zulässigen Felder nach dem Import manuell in Cortena.
3. Erneute Verarbeitung nach Seitenbereich ist nicht verfügbar
Die erneute Verarbeitung nach Seitenbereich ist für mehrseitige, gescannte PDF-Dateien vorgesehen. Sie gilt nicht für strukturierte E-Rechnungen, da das Aufteilen der PDF-Datei das eingebettete XML nicht ändern würde.
Für E-Rechnungen:
- Wählen Sie im Menü ⋯ die Option Rechnung erneut verarbeiten, um die vollständige Verarbeitung erneut auszuführen
- Oder bearbeiten Sie Felder direkt, sofern Ihre Berechtigungen dies zulassen
Siehe Erneut verarbeiten.
4. Häufige Situationen
| Situation | Vorgehensweise |
|---|---|
| Die PDF-Datei sieht korrekt aus, aber die Gesamtbeträge sind falsch | Prüfen Sie, ob es sich um eine E-Rechnung handelt · die Werte stammen aus dem XML |
| Der Lieferant hat ZUGFeRD mit fehlerhaftem XML gesendet | Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Datei und führen Sie nach dem erneuten Hochladen eine vollständige erneute Verarbeitung aus |
| Kombination aus Scan und XML-Anhang | Cortena verwendet den strukturierten Anhang, sofern vorhanden |
| Die Rechnung wurde bereits synchronisiert | Bearbeitung und erneute Verarbeitung sind gesperrt |
Tipps
- Bitten Sie Lieferanten nach Möglichkeit, ZUGFeRD 2.x oder UBL zu senden, um OCR-Fehler zu reduzieren.
- Prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig, ob die Umsatzsteueraufschlüsselung den Anforderungen Ihres Buchhaltungssystems entspricht.
- Verwenden Sie bei der Prüfung von Warteschlangen in der Liste den Filter Dokumenttyp, um E-Rechnungen von Scans zu trennen.