Wenn Sie eine Forderungsrechnung ausstellen, kann Cortena eine hybride ZUGFeRD- / EN-16931-PDF-Datei generieren, also eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Vor der Ausstellung ist ein vollständiges rechtliches Profil erforderlich. Die Benutzeroberfläche zeigt den Fortschritt, ein E-Rechnung-Badge und eine Option zum erneuten Versuch an, wenn die Generierung fehlschlägt.
1. Bereitschaft des rechtlichen Profils
Vor Als ausgestellt markieren prüft Cortena die Bereitschaft des Ausstellers, zum Beispiel:
- Rechtlicher Name und Adresse unter Settings → Tenant
- USt-IdNr., sofern zutreffend, validiert
- Bankkonto (IBAN) im rechtlichen Profil
Fehlende Felder blockieren die Ausstellung. Eine klare Meldung verweist auf Settings → Tenant oder auf die Branding- und Rechtsbereiche unter Receivables.
Siehe Rechtliches Tenant-Profil.
2. PDF-Entwurf und ausgestellte PDF
| Status | PDF-Verhalten |
|---|---|
| Entwurf | Die PDF-Vorschau kann ein Entwurfswasserzeichen anzeigen. Nicht für die Zustellung an Kunden bestimmt. |
| Ausgestellt | Cortena führt Rechtssichere E-Rechnung wird erstellt… aus und speichert die hybride Datei. |
Der Workflow E-Mail senden fügt die gespeicherte ausgestellte PDF-Datei an, einschließlich ZUGFeRD, wenn die Generierung erfolgreich war.
3. E-Rechnung-Badge
Bei ausgestellten Forderungen mit einer erfolgreich erstellten hybriden Datei:
- Der PDF-Viewer zeigt ein E-Rechnung-Badge an (Tooltip: ZUGFeRD · EN 16931).
- Download und E-Mail verwenden dasselbe gespeicherte Artefakt.
4. Fehlgeschlagene Generierung und erneuter Versuch
Wenn das Einbetten der XML-Datei fehlschlägt:
- Der Status zeigt Fehlgeschlagen mit einer kurzen Begründung an.
- Verwenden Sie Erneut versuchen, um die Generierung nach der Korrektur der Daten (USt-IdNr., Zeilensummen, Produktcodes) erneut auszuführen.
- Senden Sie keine Kunden-E-Mail, bevor die ausgestellte PDF-Datei erfolgreich erstellt wurde oder Sie gemäß Ihrer Richtlinie einen Fallback ohne E-Rechnung akzeptieren.
Tipps und Einschränkungen
- Die Verfügbarkeit der Funktion hängt von den Einstellungen für Forderungen und E-Rechnungen des Tenants ab. Wenden Sie sich an den Support, wenn die Ausstellung nie eine hybride Ausgabe anbietet.
- Eingehende ZUGFeRD-Verbindlichkeiten werden separat dokumentiert. Siehe E-Rechnungen.
- Beträge der Rechnungszeilen und Steuer müssen übereinstimmen, bevor die EN-16931-Validierung erfolgreich ist.
Kurzübersicht
| Aufgabe | Ort |
|---|---|
| Blockierende Fehler beheben | Rechtliche Daten und Bankverbindung unter Settings → Tenant |
| Ausstellen | Forderungsworkflow → Als ausgestellt markieren |
| Hybride Datei bestätigen | Details der ausgestellten Rechnung → E-Rechnung-Badge |
| Erneut versuchen | Bereich „Fehlgeschlagen“ → Erneut versuchen |