Klik bij New invoice op de uploadnotitie of sleep een PDF ernaartoe. Cortena haalt de klant en regels uit de PDF en zet ze in een concept, terwijl de lijst de factuur als wordt verwerkt toont.
1. Uploaden
- Open Receivables → Invoices → New invoice.
- Klik bovenaan op de notitie of sleep een PDF naar het aanmaakscherm.
- De factuur verschijnt direct als Processing in de lijst. Je kunt de factuur openen terwijl de extractie loopt; het detailpaneel toont dezelfde transparante verwerkingslaag als bij payables.
2. Wat de extractie invult
| Veld | Werking |
|---|---|
| Factuurnummer | Het nummer dat op het document staat, niet de nummerreeks van Receivables |
| Klant | Uitgelezen ontvanger: eerst matchen op btw-nummer, daarna op unieke naam; anders maakt Cortena een klant aan |
| Regels | Producten matchen op code of unieke naam; andere regels blijven custom |
De geüploade PDF blijft de voorbeeldweergave van het concept. Wanneer je de factuur later uitgeeft, maakt Cortena zoals gewoonlijk de wettelijke uitgegeven PDF. Als het bestand nog geen e-factuur is, kan Cortena bij het uitgeven aanbieden om e-factuurgegevens toe te voegen zonder de pagina's opnieuw op te maken.
3. Het concept voltooien
- Zodra de extractie klaar is, wordt de concepteditor geopend.
- Gebruik bij een aangepaste regel Save as product om deze aan de catalogus toe te voegen en aan de regel te koppelen.
- Vul de klant, btw en workflowstappen in zoals bij elk ander concept voor een vordering.
Als je AR-workflow een stap Manual upload bevat die is gekoppeld aan Assign invoice tenant, kunnen de regels voor het matchen van de ontvanger het concept naar de juiste entiteit verplaatsen voordat de workflow verdergaat.
Tips en beperkingen
- De extractie voor receivables voert geen matching van boekingsrekeningen voor payables uit.
- Gerelateerd: Accounts receivable, Assign invoice tenant.
Snel overzicht
| Taak | Waar |
|---|---|
| PDF uploaden | Receivables → Invoices → New invoice |
| Opslaan als product | Aangepaste regel in het concept |