Met Zoeken in CRM vind je HubSpot-e-mails en -threads die je als betalingsadviezen kunt importeren. Typ woordgroepen en druk op Enter om filterbadges toe te voegen (AND-zoekopdracht). Volledige HubSpot-woordgroepen (from:, body:) werken bij het synchroniseren ook als importfilters (combinatie met OR). Beheer incrementele imports met Importeren vanaf en synchronisatiereset.
Gerelateerd: Werkruimte voor betalingsadviezen en Betalingsadvies verwijderen.
1. Zoeken in CRM openen
- Ga vanuit Debiteuren → Betalingsadviezen naar Zoeken in CRM (via de werkbalk of de link in de lege status).
- Voer trefwoorden in: naam van de partner, een deel van het factuurnummer of tekst uit het onderwerp.
- In de resultaten zie je HubSpot-treffers die nog niet zijn geïmporteerd, of rijen met Verwijderd in Cortena en Opnieuw synchroniseren.
Voor het importeren van betalingsadviezen moet HubSpot verbonden zijn.
2. AND-zoekopdracht met badges via Enter
- Typ een term en druk op Enter. Cortena voegt een filterbadge toe.
- Voeg meer badges toe om de resultaten te verfijnen (AND: alle badges moeten overeenkomen).
- Verwijder een badge om de zoekopdracht te verruimen.
- Selecteer een resultaat → Importeren om een betalingsadviesdocument te maken.
Gebruik voor zacht verwijderde kopieën Opnieuw synchroniseren in plaats van opnieuw te importeren. Zie Betalingsadvies verwijderen.
3. HubSpot-woordgroepen en geplande synchronisatie
Ga naar Instellingen → Integraties → HubSpot (gedeelte voor betalingsadviezen / e-mailimport):
| Filtertype | Gedrag |
|---|---|
| Volledige woordgroepen | from:partner@example.com, body:Zahlungsavis, enz. |
| Combinatie bij synchronisatie | Meerdere woordgroepen worden bij automatische synchronisatie met OR gecombineerd |
| Importeren vanaf | Bij het synchroniseren worden alleen e-mails na deze datum geïmporteerd |
| Synchronisatiereset | Verwijdert de cursor, zodat de volgende synchronisatie opnieuw evalueert vanaf Importeren vanaf |
Badges in Zoeken in CRM zijn bedoeld om op aanvraag te zoeken. Woordgroepfilters bepalen de synchronisatie op de achtergrond.
4. Tekst uit e-mail importeren
Cortena kan betalingsadviezen maken op basis van tekst uit de e-mail en niet alleen op basis van pdf-bijlagen wanneer de parser tabelvormige betalingsgegevens vindt.
- In de preview staat het documenttype, dat aangeeft dat de bron de tekst van de e-mail is.
- Parsings met een lage betrouwbaarheid komen in de werkruimte op het tabblad Preview terecht als controle vereist.
Tips en beperkingen
- Limieten van HubSpot kunnen grote backfills met Importeren vanaf vertragen. Gebruik de synchronisatiereset bewust.
- Woordgroepfilters werken niet zoals een AND-logica met badges. Configureer OR-lijsten in Instellingen voor de synchronisatie.
- Gerelateerd: Werkruimte voor betalingsadviezen.
Snelreferentie
| Taak | Waar |
|---|---|
| Op aanvraag zoeken | Zoeken in CRM |
| Interactief verfijnen | Enter → filterbadges (AND) |
| Regels voor automatische import | Instellingen → Integraties → HubSpot-woordgroepen |
| Periode voor backfill | Importeren vanaf · Synchronisatiereset |
| Advies op basis van alleen e-mailtekst | E-mail importeren → documenttype in Preview controleren |