Bankafstemming (transacties koppelen aan facturen)

Gebruik Banking om banktransacties te koppelen aan crediteuren (AP), debiteuren (AR), creditnota's en betalingsadviezen, met volledige transactiegegevens in het koppelvenster, voorgestelde kandidaten, betrouwbaarheidsindicaties en lightbox-voorbeelden.

Gerelateerd: Banken en gegevensuitwisseling, FinAPI en werkruimte voor betalingsadviezen.

1. Open de koppelwerkruimte

1. Selecteer de juiste werkruimte in het accountmenu.
2. Ga naar Banking.
3. Selecteer een of meer bankrekeningen (Open banking, spreadsheet of FinAPI, alleen binnen dezelfde tenant).
4. Klik op een transactie in de lijst om het rechter Match-venster te openen.

Het venster toont de volledige bankgegevens voor de geselecteerde regel:

• From / To-rekeninghouders
• From IBAN / To IBAN
• Reference, Description, bedrag, datum, Source

Gebruik dit blok om de gegevens van de tegenpartij te controleren voordat je een koppeling maakt.

2. Koppelen aan documenten

Onder Match with stelt Cortena kandidaten voor in groepen zoals:

• Zoek op factuurnummer, klant of bedrag.
• Selecteer een of meer regels en klik op Link (of Link N selected).
• Gebruik bij complexe splitsingen Combo fit wanneer dit wordt aangeboden voor de verdeling over meerdere facturen.

Gekoppelde regels tonen wat al aan deze transactie is gekoppeld. Klik op een factuurnaam om deze te openen. Gebruik × om de Unlink invoice-actie uit te voeren.

Wanneer een koppeling automatisch of in een ander systeem is gemaakt, kan het venster een confidence-percentage en een korte herkomstregel tonen, bijvoorbeeld Matched automatically, Linked manually of Matched via payment advice.

3. Al gekoppeld bij kandidaten

Facturen of adviezen die al aan een andere banktransactie zijn gekoppeld, tonen de badge Already matched. Klik op de badge om gerelateerde transacties in de lijst te markeren. Zo voorkom je dat dezelfde betaling dubbel wordt gekoppeld.

Facturen die op het document als betaald zijn gemarkeerd, bijvoorbeeld via automatische incasso of kaart, kunnen een badge Paid tonen. Controleer dit voordat je opnieuw koppelt.

4. Voorbeelden van betalingsadviezen en AR

Klik bij kandidaten van het type Payment advice of AR op de documentnaam om een preview lightbox te openen met referentie, bedrag en status, zonder Banking te verlaten. Gebruik Open full om naar de debiteurenvordering of de werkruimte voor betalingsadviezen te gaan.

Regels van betalingsadviezen kunnen meerdere debiteurenvorderingen aan één bankontvangst koppelen. Het koppelvenster toont adviezen afzonderlijk van afzonderlijke AR-regels voor facturen.

5. Handmatige toewijzing en negeren

Als geen enkele factuur past:

1. Kies Ignore voor bankkosten of interne overboekingen (dit wordt direct opgeslagen en kan later ongedaan worden gemaakt), of
2. Vul Booking account en Reason / description in en klik vervolgens op Save allocation voor boekingen zonder factuur.

Sommige tenants gebruiken de Bank reconciliation workflow om controle te vereisen voordat koppelingen definitief zijn. Statuschips (Review match, Complete match, AI match, enzovoort) geven de workflowstatus weer.

Configureer de workflow via het tabblad Bank reconciliation workflow onder Workflow Configuration.

Tips en beperkingen

• Alle gegevens zijn tenantgebonden. Schakel van werkruimte voordat je een andere entiteit afstemt.
• Suggesties houden rekening met de valuta. Koppelen tussen verschillende valuta kan beperkt zijn.
• Within 10% en vergelijkbare aanwijzingen rangschikken overeenkomsten met een vergelijkbaar bedrag hoger. Controleer altijd de tegenpartij en referentie.
• Deep links vanuit betalingsadviezen (?transactionId=) openen Banking met de transactie geselecteerd.

Gerelateerd: Openstaande posten en staging voor terugschrijven van betalingen.

Snel overzicht