Deze handleiding legt uit hoe je voorlopig boeken in Twinfield gebruikt in Cortena, een stap voor interne goedkeuring uitvoert en daarna dezelfde inkooptransactie in Twinfield definitief boekt zodra je team deze heeft goedgekeurd.
Voor wie: financiële teams die Twinfield gebruiken en facturen vroeg in het grootboek willen laten verschijnen via een voorlopige boeking, terwijl Cortena nog een goedkeuringsstap uitvoert voordat de boeking definitief wordt verwerkt.
Wat je van begin tot eind krijgt
- Voorbereiding van de boekhouding · extractie, matching en eventuele eerdere controle- of goedkeuringsstappen.
- Voorlopige export · Cortena stuurt de factuur naar Twinfield als een voorlopige inkooptransactie (INK).
- Interne goedkeuring · de factuur wacht in Cortena op een stap Approval (of Review). Twinfield toont de voorlopige boeking al.
- Definitieve export · na goedkeuring werkt Cortena dezelfde Twinfield-transactie bij en boekt deze als definitief.
- Synchronisatie markeren · een stap Set invoice status stelt de badge in de lijst in op Synced.
Vereisten
- Twinfield is gekoppeld en de referentiegegevens zijn gesynchroniseerd. Zie Twinfield.
- Het type inkooptransactie is geselecteerd en Document Imaging is geconfigureerd.
- Je kunt de Invoice workflow van de tenant bewerken en publiceren.
1. De workflow opbouwen
Open Settings → Workflows → Invoice workflow en voeg twee knooppunten Export to accounting toe, met daartussen een goedkeuringsstap.
| Volgorde | Knooppunt (voorbeeld) | Type | Configuratie |
|---|---|---|---|
| 1 | Voorlopige export | Export to accounting | Doel: Twinfield · Boekingsfase: Provisional |
| 2 | Goedkeuring van boeking afdwingen | Approval | Wijs goedkeurders toe · verbind Approved met de volgende export |
| 3 | Definitief maken in de boekhouding | Export to accounting | Doel: Twinfield · Boekingsfase: Final |
| 4 | Synchronisatie markeren | Set invoice status | Weergavestatus: Synced |
Verbind de randen via de uitvoer Success op elk exportknooppunt. Gebruik vanuit Approval de uitvoer Approved om het definitieve exportknooppunt te bereiken.
2. Wat er in Twinfield gebeurt
| Fase | Actie van Cortena | Resultaat in Twinfield |
|---|---|---|
| Voorlopige export | Maakt een INK-inkooptransactie aan | De transactie verschijnt met de voorlopige bestemming |
| Goedkeuring | Alleen een menselijke stap in Cortena | Geen wijziging in Twinfield |
| Definitieve export | Werkt hetzelfde transactienummer bij | De boeking wordt definitief verwerkt |
| Synchronisatie markeren | Stelt de lijststatus in Cortena in | De factuur toont Synced in Cortena |
3. De flow uitvoeren met een echte factuur
- Wanneer de factuur Provisional Export bereikt, gebruik je Export to Twinfield (of Auto).
- De goedkeurders voltooien de goedkeuringsstap. Bij Approved gaat de factuur naar de definitieve export.
- Exporteer opnieuw bij Mark Final in Accounting. Cortena maakt de bestaande transactie definitief. Er wordt geen dubbele INK-boeking aangemaakt wanneer het voorlopige transactienummer bekend is.
- Nadat de definitieve export is geslaagd, stelt Mark synced de badge in de lijst in.
Tips
- Je hebt twee exportknooppunten nodig: één voorlopig en één definitief.
- Bij handmatige export wordt via het huidige workflowknooppunt bepaald of de boeking voorlopig of definitief is.
- Plaats het goedkeuringsknooppunt tussen de twee exportstappen.
- Facturen blijven buiten Synced totdat Set invoice status is uitgevoerd, ook nadat een definitieve Twinfield-export is geslaagd.