Nadat Rydoo is gekoppeld, kun je Synchronisatiefilters gebruiken zodat Cortena alleen de vestigingen, groepen, projecten, waarden van aangepaste velden of uitgavestatussen importeert die je nodig hebt.
Het koppelen van Rydoo zelf wordt beschreven in Rydoo-integratie. Filters vervangen die configuratie niet.
1. Synchronisatiefilters openen
- Open Instellingen → Integraties → Uitgaven → Rydoo.
- Zoek Synchronisatiefilters.
- De helptekst is Beperk welke Rydoo-uitgaven worden geïmporteerd. Laat een filter leeg om alle waarden op te nemen. Wijzigingen worden toegepast bij de volgende synchronisatie.
Sla op en klik daarna op Nu synchroniseren, of wacht op de volgende geplande synchronisatie. Uitgaven die al in Cortena staan, worden niet verwijderd of gedupliceerd wanneer je een filter wijzigt.
2. Vestigingen, groepen en projecten
Elk van Vestigingen, Groepen en Projecten is een meervoudige selectie.
- Laat het veld leeg om elke waarde op te nemen. De keuzelijst toont Lege selectie = alles.
- Selecteer een of meer waarden om alleen die waarden te importeren.
- Gebruik Zoeken… wanneer de lijst lang is.
Een uitgave moet voldoen aan elk filter dat je hebt ingevuld. Als je een vestiging en een project selecteert, importeert Cortena uitgaven die bij die vestiging en dat project horen.
3. Filter voor aangepast veld
- Open Filter voor aangepast veld.
- Kies Geen filter voor aangepast veld om aangepaste velden te negeren.
- Of selecteer één aangepast veld en kies daarna Waarden van aangepast veld.
Alleen aangepaste velden van het type lijst hebben selecteerbare waarden. Als het veld geen lijst heeft, toont Cortena Dit aangepaste veld heeft geen selecteerbare lijstwaarden en kan dat filter de import niet beperken.
Je kunt telkens op één aangepast veld filteren.
4. Synchroniseren vanuit transacties
Standaard zoekt Cortena naar uitgaven die Rydoo al heeft geëxporteerd.
Schakel Synchroniseren vanuit transacties in om in plaats daarvan uitgaven vanuit kaarttransacties te zoeken. Je moet dan minstens één status selecteren onder Statussen van gekoppelde uitgaven. De hint is Selecteer minstens één status wanneer je synchroniseert vanuit transacties.
Veelvoorkomende statussen zijn Goedgekeurd, Voltooid, Ingediend en Vergoed. De volledige lijst bestaat uit de statussen die Rydoo voor de gekoppelde uitgave doorgeeft. Selecteer de stappen die je team daadwerkelijk in Cortena wil opnemen.
5. Wanneer een filter niet beschikbaar is
Als de Rydoo API-sleutel geen catalogus kan lezen, toont dat filter een melding en blijft het uitgeschakeld. De andere filters blijven werken.
| Melding | Betekenis |
|---|---|
| Deze API-sleutel heeft geen toegang tot vestigingen | Geen filter voor vestigingen. Vraag een Rydoo-beheerder om de sleutel uit te breiden, of laat vestigingen ongefilterd. |
| Deze API-sleutel heeft geen toegang tot groepen | Hetzelfde geldt voor groepen. |
| Deze API-sleutel heeft geen toegang tot projecten | Hetzelfde geldt voor projecten. |
| Deze API-sleutel heeft geen toegang tot aangepaste velden | Het filter voor aangepaste velden blijft uitgeschakeld. |
| Deze API-sleutel heeft geen toegang tot lijstitems van aangepaste velden | Je kunt het veld zien, maar niet de waarden ervan. |
Snel overzicht
| Taak | Waar |
|---|---|
| Filters openen | Instellingen → Integraties → Uitgaven → Rydoo → Synchronisatiefilters |
| Alles voor een dimensie importeren | Laat Vestigingen, Groepen of Projecten leeg |
| Slechts een deel van de kaartuitgaven importeren | Synchroniseren vanuit transacties · Statussen van gekoppelde uitgaven |
| Een wijziging toepassen | Sla op en klik daarna op Nu synchroniseren |