Financiële teams en programmaverantwoordelijken die Rydoo met Cortena gebruiken, kunnen zien wat er in Cortena binnenkomt, hoe vaak en hoe de betalingsstatus wordt weergegeven.
Hoe Cortena verbinding maakt met Rydoo
Je organisatie koppelt Cortena aan Rydoo met de inloggegevens en machtigingen die je goedkeurt. Daarna kan Cortena de onkostengegevens lezen die Rydoo voor je werkruimte beschikbaar maakt. Geïmporteerde onkosten volgen vervolgens dezelfde verwerkingsroute in Cortena als documenten die je zelf uploadt, zoals boekhouding, workflow, controle en export.
Wanneer synchronisatie plaatsvindt
- Geplande updates: Cortena controleert regelmatig op nieuwe onkosten in Rydoo, zodat je werkruimte up-to-date blijft zonder dagelijks handmatig werk.
- Handmatig vernieuwen: Als je werkruimte dit toestaat, kan een bevoegde gebruiker op aanvraag synchroniseren, bijvoorbeeld nadat een grote batch in Rydoo is afgerond en je de nieuwste items sneller in Cortena wilt zien.
Wat Cortena importeert
Voor onkosten die Rydoo voor export heeft klaargezet en die Cortena nog niet eerder heeft geïmporteerd, haalt Cortena doorgaans het volgende op:
- Het bewijsstuk, als afbeelding of bestand, wanneer Rydoo dit beschikbaar stelt
- Belangrijke onkostengegevens uit Rydoo, zoals datums, bedragen, categorieën en de velden voor toewijzing die je workflow gebruikt
Let op: Sommige onkostentypen die niet op dezelfde manier een bewijsstuk gebruiken, zoals bepaalde kilometer- of onkostenvergoedingsposten, kunnen worden overgeslagen. Zo blijft je Cortena-inbox gericht op uitgaven met een document als onderbouwing.
Elke nieuw geïmporteerde onkost wordt vervolgens verwerkt volgens je standaard automatiserings- en workflowregels.
Hoe de betalingsstatus wordt bepaald
Cortena leidt de betaling niet af uit je bankgegevens. De betalingsinformatie komt uit de weergave van Rydoo voor elke onkost, waaronder de vraag of de uitgave aan een medewerker moet worden vergoed of door het bedrijf is betaald.
Betaald of afgewikkeld in Cortena wanneer Rydoo bijvoorbeeld aangeeft dat:
- De onkost vergoed, betaald of in een status voor voltooide betaling staat, of
- De onkost niet aan de medewerker hoeft te worden vergoed en door het bedrijf is betaald. Cortena behandelt deze dan als afgewikkeld zonder afzonderlijke vergoedingsstap
Nog niet betaald / nog in behandeling wanneer Rydoo de onkost als te vergoeden toont, maar deze nog de status ingediend, ter goedkeuring, ter controle of in verwerking heeft, of nog niet is vergoed.
Niet betaalbaar wanneer Rydoo de onkost markeert als afgewezen, ingetrokken, dubbel of vergelijkbaar. Cortena geeft dan weer dat deze niet als een normale te betalen vergoeding moet worden behandeld.
Datums die naast de betaalstatus worden weergegeven, volgen de onkost- en datumgegevens die Rydoo aanlevert. Zo blijft wat je in Cortena ziet afgestemd op Rydoo en niet op afzonderlijke bankgegevens binnen Cortena.
Tips voor dagelijks gebruik
- Beschouw goedkeuring en vergoeding in Rydoo als de bron van waarheid. Cortena spiegelt deze uitkomsten voor routering en controle.
- Gebruik na belangrijke wijzigingen in Rydoo handmatige synchronisatie, als die beschikbaar is, wanneer Cortena de wijzigingen direct moet overnemen.
- Zie Onkostenworkflow: toewijzing en routering voor informatie over welke toewijzingsvelden na de boekhouding door Cortena of Rydoo worden beheerd.