Btw-id-validatie (VIES)

Voor facturen van EU-leveranciers kan Cortena het btw-id controleren in het Europese VIES-register. Het resultaat verschijnt in de factuurdetails en kan invloed hebben op controlewachtrijen, workflowvertakkingen en de mogelijkheid om te exporteren.

1. Wat VIES-validatie betekent

Na extractie (en wanneer je een bewerkt btw-id opslaat) kan Cortena VIES aanroepen en het btw-id van de leverancier voor die controle markeren als geldig of ongeldig.

Ongeldig betekent dat het register het nummer op het moment van de controle heeft afgewezen. Het betekent niet automatisch dat de factuur frauduleus is. Veelvoorkomende oorzaken:

• OCR-fout (ontbrekende landcode, omgewisselde cijfers)
• De leverancier heeft een lokaal belastingnummer opgegeven in plaats van een EU-btw-id
• VIES is tijdelijk niet beschikbaar
• Niet-EU-leverancier · VIES is niet van toepassing

2. Corrigeren en opnieuw controleren

1. Vergelijk het btw-id op de pdf met het veld in de factuurdetails.
2. Bewerk het btw-id en sla het op met de spreadsheetachtige invoer (Enter bevestigt).
3. Cortena valideert het btw-id opnieuw als dit is ingesteld. Duidelijke typefouten verhelpen de markering vaak.
4. Als het nummer correct is maar VIES niet beschikbaar is, volg dan het beleid van je accountant (probeer het later opnieuw of ga verder met handmatige goedkeuring).

Controles van het btw-id van de uitgevende partij (je juridische entiteit) staan hier los van. Zie Juridisch profiel van de tenant.

3. Controlewachtrijen, workflow en export

• Lijsten met Controle nodig kunnen facturen met ongeldige btw-id's bevatten, afhankelijk van de weergaveregels.
• Voorwaarden in workflows kunnen vertakken op basis van een ongeldig btw-id (bijvoorbeeld doorsturen naar een stap voor compliancecontrole).
• De boekhoudexport (DATEV, Exact, Twinfield) kan worden geblokkeerd wanneer VIES een ongeldig resultaat rapporteert, tenzij de tenant export met een ongeldig VIES-resultaat toestaat. Bij handmatige export kan nog steeds worden gevraagd om je bevestiging.

Gerelateerde FAQ (korte vorm): Waarom is het btw-id van de leverancier ongeldig? Dit artikel is de volledige handleiding.

4. Tips en beperkingen

• VIES is bedoeld voor controles van btw-id's bij grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Voor uitsluitend binnenlandse leveranciers is VIES mogelijk niet nodig volgens jouw beleid.
• Validatie is een momentopname; updates in het register kunnen bij een latere controle tot andere resultaten leiden.
• Export-met-ongeldig-VIES-toestaan is een voorkeur van de tenant of boekhouding. Ga er niet van uit dat alle workspaces hetzelfde werken.
• Een ongeldig btw-id wijst een betaling niet automatisch af. Het beleid van Treasury en AP blijft afzonderlijk van toepassing.

Snel naslaan