Documenttypen op facturen

Cortena classificeert elke bijlage bij een te betalen factuur met een Documenttype · bijvoorbeeld Factuur, Bon, Leveringsbevestiging of Betalingsbevestiging. Het type bepaalt de lijstfilters, vertakkingen in workflows en of bepaalde exports zijn toegestaan.

Gerelateerd: Factuurlijst, filters en status, Hoe Cortena een factuur leest en Opnieuw verwerken.

1. Waar het documenttype wordt weergegeven

In de factuurdetails geeft Documenttype weer hoe Cortena het bestand na extractie heeft geclassificeerd. Je kunt dit wijzigen wanneer bewerken is toegestaan voor die factuurstatus.

Veelvoorkomende waarden zijn:

• Factuur · standaardfactuur van een leverancier
• Bon · betalingsbewijs / bon van een kleine aankoop
• Leveringsbevestiging · pakbon zonder volledige factuurgegevens
• Betalingsbevestiging · bevestiging in de vorm van een bank- of betalingsadvies
• Overig · contracten, herinneringen of niet-geclassificeerde scans

In Duitse workspaces kunnen gelokaliseerde labels voor dezelfde waarden worden weergegeven.

2. Lijstfilters

Open in Crediteuren of Uitgaven de filterbalk en kies Documenttype. Combineer dit met Duplicaten: hoofdrecord en Status uitsluiten wanneer je wachtrijen voor controle samenstelt · bijvoorbeeld alleen Factuur-hoofdrecords die nog niet zijn gesynchroniseerd.

Gerelateerd: Factuurlijst, filters en status.

3. Workflow en export

In Instellingen → Workflow kunnen Voorwaarden Documenttype testen. Het geclassificeerde type moet dan een van de geselecteerde waarden zijn. Gebruik dit om export voor bonnen over te slaan of pakbonnen naar een pad voor alleen controle te sturen.

Sommige tenants blokkeren de boekhoudkundige export voor specifieke typen totdat een beheerder export voor dat type inschakelt onder Instellingen → Boekhoudvoorkeuren · op de factuur kan een melding worden weergegeven dat export is geblokkeerd, met het documenttype erbij.

4. Veelvoorkomende scenario's

1. Alleen bon · Een leverancier mailt een kaartbon; het type is Bon; de workflow stuurt deze naar een archief- of uitgavenpad zonder DATEV-export.
2. Factuur + pakbon · Er komen twee bestanden binnen; filter op Factuur voor de exportwachtrij en op Leveringsbevestiging voor controle door logistiek.
3. Verkeerd geclassificeerde scan · Een medewerker stelt het type in op Factuur nadat opnieuw verwerken de extractie heeft verbeterd.

Tips en beperkingen

• Het documenttype wordt op de factuur opgeslagen · wijzig het in de details wanneer het beleid dit toestaat, niet alleen door het bestand opnieuw te uploaden.
• Gestructureerde e-facturen worden afzonderlijk gedetecteerd; zie E-facturen.
• Of export is toegestaan, hangt nog steeds af van een geldige boekingsmatch, boekingsmaand en integratieregels · het documenttype is slechts één van meerdere voorwaarden.

Snel overzicht