Matching leert van je correcties

Wanneer je boekingsrekeningen of BU-codes op facturen corrigeert, kan Cortena herhaalde correcties omzetten in tenant-specifieke matchingsregels die aan je matchingsrichtlijnen worden toegevoegd. Zo wordt de volgende vergelijkbare factuur correct gematcht zonder handmatige aanpassingen.

1. Wat telt als een correctie

Learning richt zich op begeleide wijzigingen die je aanbrengt om gegevens te matchen, meestal:

• Boekingsrekening op kopniveau of op factuurregels
• BU-code (business unit) waar die wordt gebruikt

Automatische voorstellen van agents die je zonder wijzigingen accepteert, zijn geen correcties. Herhaalde handmatige aanpassingen bij dezelfde leverancier, bewoording of factuurregelstructuur geven aan dat er een regel moet bestaan.

2. Hoe learning matching bereikt

Wanneer de tenantfunctie Invoice matching learned guidelines (auto) is ingeschakeld:

1. Cortena verzamelt na verloop van tijd in aanmerking komende correcties.
2. Vergelijkbare wijzigingen worden gegroepeerd in kandidaatregels (leverancier + context van de factuurregel → rekening / BU).
3. Een geplande synchronisatie voegt gecontroleerde regels toe aan het document met de aangeleerde richtlijnen van de tenant (Google-document) dat tijdens matching wordt gebruikt.
4. De matching-agent voor crediteuren leest deze regels naast je Handleiding voor het matchen van grootboekrekeningen en de spreadsheet met grootboekrekeningen.

Bij het inrichten kan het aangeleerde document worden aangemaakt wanneer de functie voor het eerst wordt ingeschakeld voor een nieuwe workspace.

Gebruik dit samen met Cortena-agents instrueren voor boekingsrekeningen voor handmatige regels, en met Matchingcorrectie voor eenmalige geautomatiseerde correcties op één factuur.

3. Wat er verbetert voor de crediteurenadministratie

Na verloop van tijd zou je het volgende moeten zien:

• Minder facturen met Beoordeling nodig voor terugkerende leveranciers die je al eerder hebt gecorrigeerd
• Stabielere matching van boekingen bij factuuromschrijvingen die je eerder hebt gecorrigeerd
• Duidelijker Klaar om te synchroniseren wanneer ongeldige matches zijn opgelost

Learning vervangt geen sterke regels in de Matchingshandleiding. Zet terugkerende aangeleerde factuurregels om in expliciete tekst in de handleiding wanneer ze bedrijfsbeleid weerspiegelen en geen eenmalige uitzonderingen zijn.

4. Tips en beperkingen

• De functie moet per tenant worden ingeschakeld (Invoice matching learned guidelines (auto)).
• Learning wordt volgens een schema uitgevoerd. Reken op dagen, niet op minuten, voordat nieuwe correcties in matching verschijnen.
• Onregelmatige correcties (eenmalige projecten) kunnen regels opleveren die je uit het aangeleerde document moet verwijderen of in de Matchingshandleiding moet overschrijven.
• Learning van BU's en rekeningen houdt rekening met het matchingbeleid van de tenant. Uitgeschakelde functies of verwijderde matchvelden worden niet aangeleerd.
• Synchronisatietools voor superadmins en admins kunnen na grote correctierondes een vernieuwing van de richtlijnen afdwingen.

Snel overzicht