Kies hoe Cortena gerelateerde documenten groepeert wanneer dezelfde leveranciersfactuur, of factuur met bon, meerdere keren binnenkomt. Deze opties vind je onder Instellingen → Factuurimport en werken samen met Duplicaten.
Voor wie is dit bedoeld: Financieel beheerders die bepalen hoe strikt duplicaten voor hun omgeving worden gegroepeerd, alleen op factuurnummer of op nummer + totaalbedrag, met optionele terugval op inkooporder-, leverings- of offertenummers.
1. Waar je dit configureert
- Open Instellingen → Factuurimport.
- Zoek het onderdeel Detectie van duplicaten.
- Schakel de opties in of uit. Elke wijziging wordt direct opgeslagen.
Dit onderdeel wordt weergegeven wanneer factuurreferentienummers voor je werkruimte zijn ingeschakeld. Zie je het niet, vraag dan je contactpersoon bij Cortena om deze functie voor je omgeving in te schakelen.
2. Hoe documenten altijd worden vergeleken
Ongeacht welke selectievakjes zijn ingeschakeld:
- Cortena gebruikt altijd de gekoppelde hoofdleverancier wanneer de crediteur is gekoppeld. Anders gebruikt Cortena de uitgelezen leveranciersnaam.
- Het factuurnummer is het primaire vergelijkingscriterium.
- Inkooporder-, leverings- en offertenummers worden alleen gebruikt wanneer op ten minste één van de documenten een factuurnummer ontbreekt.
- Alleen nummers van hetzelfde type worden vergeleken, inkooporder met inkooporder, levering met levering en offerte met offerte, nooit verschillende typen met elkaar.
- Als beide documenten factuurnummers hebben die van elkaar verschillen, worden ze niet gekoppeld via een inkooporder-, leverings- of offertenummer.
- De factuurdatum wordt niet gebruikt voor de detectie van duplicaten.
Zie Duplicaten voor informatie over hoofddocumenten, de lijstweergave, bonnen en acties om een document als hoofddocument in te stellen of de koppeling te verwijderen.
3. De vier opties
| Optie | Standaard | Werking |
|---|---|---|
| Overeenkomend totaalbedrag vereisen | Aan | Als deze optie is ingeschakeld, moeten documenten met hetzelfde factuurnummer ook hetzelfde totaalbedrag hebben. Schakel de optie uit om alleen op factuurnummer te koppelen. |
| Vergelijken op inkoopordernummer | Uit | Als een factuurnummer ontbreekt, worden documenten met hetzelfde inkooporder- of Bestellnummer gegroepeerd. |
| Vergelijken op leveringsnummer | Uit | Als een factuurnummer ontbreekt, worden documenten met hetzelfde leverings- of Lieferscheinnummer gegroepeerd. |
| Vergelijken op offertenummer | Uit | Als een factuurnummer ontbreekt, worden documenten met hetzelfde offerte- of Angebotsnummer gegroepeerd. |
Voor secundaire opties, inkooporder, levering en offerte, hoeven de totaalbedragen niet overeen te komen. Alleen bij vergelijking op factuurnummer wordt Overeenkomend totaalbedrag vereisen gebruikt.
4. Referentienummers op de factuur
Als de functie is ingeschakeld, kunnen in de factuurdetails klant-, offerte-, inkooporder- en leveringsnummers worden weergegeven, onder het btw-nummer van de leverancier, wanneer deze bij het uitlezen zijn gevonden. Deze velden worden gebruikt door de optionele secundaire vergelijkingsregels hierboven.
Als je het factuurnummer van een document wijzigt, kan de detectie van duplicaten voor die factuur opnieuw worden uitgevoerd. Controleer dit zorgvuldig als Cortena een waarschuwing toont.
5. Aanbevolen configuraties
| Situatie | Voorgestelde instellingen |
|---|---|
| Standaardconfiguratie voor de meeste crediteurenteams | Overeenkomend totaalbedrag vereisen aan, secundaire vergelijkingsregels uit |
| Hetzelfde factuurnummer wordt opnieuw gebruikt voor verschillende bedragen, zoals creditnota's of termijnen | Schakel Overeenkomend totaalbedrag vereisen alleen uit als je een minder strikte groepering accepteert |
| Leveranciers sturen vaak leveringsbonnen of inkooporderbevestigingen zonder factuurnummer | Schakel de secundaire nummervergelijkingen in voor de nummers die je daadwerkelijk ontvangt |
Tips en beperkingen
- Instellingen zijn van toepassing op nieuwe detectieruns, zoals nieuwe imports, wijzigingen van factuurnummers en nieuwe runs voor de omgeving. Bestaande groepen worden niet automatisch opnieuw opgebouwd wanneer je een selectievakje in- of uitschakelt.
- Duplicaten kunnen nog steeds niet worden geëxporteerd. Alleen het hoofddocument kan worden geëxporteerd. Zie Duplicaten.
- Je hebt toestemming nodig om instellingen voor de boekhouding of factuurimport te bewerken voordat je deze opties kunt wijzigen.
Snel overzicht
| Onderwerp | Locatie / werking |
|---|---|
| Instellingen openen | Instellingen → Factuurimport → Detectie van duplicaten |
| Primaire vergelijking | Dezelfde leverancier + hetzelfde factuurnummer (+ totaalbedrag indien vereist) |
| Secundaire vergelijking | Dezelfde inkooporder / levering / offerte wanneer ingeschakeld en het factuurnummer ontbreekt |
| Hoofddocument / lijst / export | Duplicaten |
| Lijstfilter | Duplicaten → Alleen hoofddocumenten |