Bankgegevens van leveranciers op facturen controleren

Cortena haalt Bankgegevens uit inkoopfacturen, zodat je met vertrouwen kunt betalen en exporteren. Omdat één verkeerd cijfer geld naar de verkeerde rekening kan sturen, valideert de factuurdetailweergave wat automatisch mogelijk is en markeert ze wat je handmatig moet controleren, vooral bij gescande pdf's.

Voor wie: medewerkers en controleurs van de crediteurenadministratie die facturen goedkeuren voor betaling of boekhoudexport, en werken met Europese facturen met IBAN, Amerikaanse binnenlandse rekeningen en andere internationale bankformaten.

1. Waar je bankgegevens controleert

Open een betaalbare factuur en zoek Bankgegevens in het kopgebied, naast Leverancier en Ontvanger.

Je ziet mogelijk:

• Banknaam
• IBAN
• Rekening (binnenlands rekeningnummer)
• Routing (sort code, ABA routing, BSB, IFSC enzovoort)
• BIC / SWIFT

Beweeg de muis over de markeringen ! of het oranje vak Bankgegevens voor uitleg. Vergelijk elke waarde met de pdf van de factuur voordat je de betaling goedkeurt of de factuur exporteert.

2. Wat Cortena automatisch kan controleren

Cortena voert deterministische controles uit wanneer het bankformaat dit ondersteunt:

Wanneer een controle slaagt, toont Cortena geen waarschuwing bij dat veld.

Wanneer een controle mislukt, zie je een rode !: de waarde is ongeldig of wordt bij export niet geaccepteerd. Corrigeer de waarde of controleer deze aan de hand van de pdf voordat je verdergaat.

3. Rode !: ongeldig of waarschuwing voor export

Een rode ! naast een bankveld betekent een van de volgende zaken:

1. Controlegetal of formaat is ongeldig. Bijvoorbeeld: de controlecijfers van de IBAN zijn onjuist, de BIC heeft een ongeldig formaat of de Amerikaanse routing slaagt niet voor de ABA-controle.
2. De boekhoudexport laat het veld weg: de waarde is op de factuur opgeslagen, maar slaagt niet voor de validatie van je boekhoudexport. Bijvoorbeeld wanneer een binnenlands rekeningnummer in het IBAN-veld staat.

Wat je moet doen: Beweeg de muis over de melding voor de specifieke uitleg, open de pdf en corrigeer het veld. Gebruikers met Bankgegevens van facturen wijzigen kunnen dit rechtstreeks op de factuur doen, zie sectie 6.

4. Oranje !: handmatige controle vereist

Sommige bankidentificaties zien er geldig uit, maar kunnen niet automatisch op juistheid worden gecontroleerd. Dit komt vaak voor bij binnenlandse rekeningnummers in landen die geen IBAN-achtige controlegetallen voor de rekening zelf gebruiken.

Cortena markeert deze als volgt:

• Een oranje markering voor de volledige sectie Bankgegevens, bij facturen uit pdf's of scans
• Een oranje ! bij afzonderlijke velden waarvoor je het document moet controleren

Waarom dit belangrijk is: documentextractie kan één cijfer in een lang rekeningnummer verkeerd lezen, bijvoorbeeld een Amerikaanse rekening die eindigt op …816 in plaats van …814. Oranje waarschuwingen betekenen: vergelijk elk cijfer met de pdf voordat je betaalt.

Gestructureerde e-facturen (XML) krijgen geen oranje markering voor de volledige sectie, omdat de bankgegevens uit het gestructureerde bestand komen en niet uit pdf-extractie.

5. Europese IBAN versus Amerikaanse binnenlandse rekeningen

Europese facturen en facturen uit IBAN-landen

• Gebruik bij voorkeur de IBAN als primaire betaalidentificatie.
• Cortena valideert het IBAN-controlegetal. Als dit geldig is, worden veel cijferfouten automatisch gedetecteerd.
• De BIC wordt op formaat gecontroleerd wanneer deze aanwezig is.

Amerikaanse en vergelijkbare binnenlandse facturen

• Op facturen staan vaak een routingnummer en rekeningnummer in plaats van een IBAN.
• Cortena kan het routingnummer valideren met het ABA-controlegetal.
• Het rekeningnummer heeft geen controlegetal: Cortena vraagt bij gescande pdf's om een handmatige controle.
• Beschouw oranje waarschuwingen als verplicht te controleren voordat de betaling door de treasury wordt uitgevoerd of de bankexport plaatsvindt.

6. Bankgegevens corrigeren

Als de extractie onjuist is:

1. Vergelijk de gegevens met de pdf of met de stamgegevens van de leverancier.
2. Als Bankgegevens van facturen bewerken voor je tenant is ingeschakeld en je Bankgegevens van facturen wijzigen hebt, klik je op het veld in Bankgegevens om het inline te bewerken.
3. Controleer Activiteit: wijzigingen in bankgegevens door gebruikers verschijnen als een gemarkeerde rij.

Gesynchroniseerde, geëxporteerde facturen blijven vergrendeld.

Gerelateerd: Facturen bewerken.

7. Checklist vóór betaling of export

• Open de pdf van de factuur naast Bankgegevens
• Los elke rode ! op, bijvoorbeeld een ongeldige IBAN, routing of een veld dat bij export wordt weggelaten
• Controleer bij elke oranje ! de cijfers van rekening en routing teken voor teken
• Vertrouw bij Amerikaanse leveranciers nooit alleen op de routingvalidatie: controleer altijd het rekeningnummer
• Controleer na wijzigingen Activiteit als iemand eerder de bankgegevens heeft gewijzigd

Tips en beperkingen

• Waarschuwingen verschijnen bij de factuurdetails. Ze blokkeren de betaling niet automatisch in alle koppelingen. Je blijft verantwoordelijk voor het goedkeuren van de juiste bankgegevens.
• Cortena waarschuwt nog niet wanneer bankgegevens afwijken van eerdere facturen van dezelfde leverancier. Dit staat apart gepland.
• Bankieren (transactiereconciliatie) en Bankgegevens bij te betalen facturen hebben verschillende doelen. Dit artikel gaat over bankgegevens van leveranciers op facturen.

Snel naslagwerk