Cortena houdt twee weergaven van het factuurtotaal bij: wat uit het document is uitgelezen en wat wordt berekend op basis van regels en btw-tarieven. Als je beide begrijpt, kun je reviewtaken oplossen en exportcontroles goed doorlopen.
Voor wie: medewerkers van de crediteurenadministratie en controllers die waarschuwingen over totalen, btw-validatiefouten of verschillen in het exportvoorbeeld bij inkoopfacturen zien.
1. Uitgelezen totaal versus berekend totaal
| Waarde | Bron |
|---|---|
| Uitgelezen totaal | Gelezen uit de factuur-pdf, scan of XML van de e-factuur |
| Berekend totaal | Som van regelbedragen + btw-regels die Cortena heeft berekend |
Als de waarden meer dan een kleine tolerantie verschillen, kan de factuur Needs review tonen of een workflowvoorwaarde voor een verschil in totalen activeren. Open de factuurregels en controleer de hoeveelheid, stukprijs, het btw-tarief en de kortingen.
2. Btw-weergaven op de factuur
Leveranciers vermelden btw op verschillende manieren. Cortena normaliseert veelvoorkomende patronen:
| Weergave | Voorbeeld op het document |
|---|---|
| Netto + btw per regel | Stukprijs excl. btw, btw-percentage per regel |
| Brutoregels | Bedrag is inclusief btw, Cortena berekent het nettobedrag terug |
| Alleen samenvattingsblok | Eén subtotaal + 19% btw + totaal onderaan |
| Gemengde tarieven | 7% en 19% op verschillende regels, gebruikelijk in DE |
Bewerk de factuurregels in het detailpaneel als de extractie een tarief of bedrag verkeerd heeft gelezen. Wijzigingen werken het berekende totaal onmiddellijk bij.
3. In het exportvoorbeeld worden opgeslagen waarden gebruikt
Voordat je gegevens naar DATEV, Twinfield, Exact Online of Agicap verstuurt, toont Cortena in het exportvoorbeeld precies wat het systeem verlaat. Dit is gebaseerd op opgeslagen factuur- en matchgegevens, niet op een verborgen herberekening tijdens het exporteren.
Als de totalen in het voorbeeld afwijken van wat je verwacht:
- Corrigeer de factuurregels of de totalen in de kop van de factuurdetails.
- Controleer de BU-/btw-codes opnieuw op elke regel.
- Start de export. Het voorbeeld komt overeen met wat uiteindelijk in je boekhoudsysteem terechtkomt.
4. Workflow en validatie
Je workflow kan vertakkingen bevatten voor:
- Uitgelezen versus berekend totaal · stuur verschillen ter controle door
- Ongeldig btw-id · EU VIES-controle mislukt
- Ontbrekende boekingsrekening · regel zonder match
Configureer deze in Workflow. Zie Workflowconfiguratie.
5. Snelle oplossingen
| Probleem | Probeer |
|---|---|
| Verschil in totalen na het scannen | Opnieuw verwerken of corrigeer de regels handmatig |
| Verkeerd btw-percentage | Bewerk de regel → selecteer de juiste BU-/btw-code |
| Export weigert de btw | Synchroniseer btw-codes vanuit de boekhouding en werk het richtlijnentabblad bij |
Naslag
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Uitgelezen totaal | Uit het document of XML |
| Berekend totaal | Op basis van de regelberekening van Cortena |
| Exportvoorbeeld | Wat wordt verstuurd · komt overeen met opgeslagen gegevens |
| Verschil oplossen | Bewerk de regels of verwerk opnieuw |