Cortena führt zwei Ansichten Ihrer Rechnungssumme: den aus dem Dokument extrahierten Wert und den aus Positionen und MwSt.-Sätzen berechneten Wert. Wenn Sie beide verstehen, können Sie Prüfwarteschlangen bearbeiten und Exportprüfungen erfolgreich durchführen.
Für wen dieser Artikel gedacht ist: Kreditorenbuchhalter und Controller, die Warnungen zu Summen, Validierungsfehler bei der MwSt. oder Abweichungen in der Exportvorschau bei Eingangsrechnungen sehen.
1. Extrahierte Summe und berechnete Summe
| Wert | Quelle |
|---|---|
| Extrahierte Summe | Aus der Rechnungs-PDF, dem Scan oder der E-Rechnungs-XML ausgelesen |
| Berechnete Summe | Summe der Positionsbeträge und der von Cortena berechneten MwSt.-Zeilen |
Wenn die Werte über eine kleine Toleranz hinaus voneinander abweichen, kann die Rechnung als Prüfung erforderlich angezeigt werden oder eine Workflow-Bedingung für eine Summenabweichung auslösen. Öffnen Sie die Positionen und prüfen Sie Menge, Einzelpreis, MwSt.-Satz und Rabatte.
2. MwSt.-Darstellungen auf der Rechnung
Lieferanten stellen die MwSt. unterschiedlich dar. Cortena normalisiert gängige Muster:
| Darstellung | Beispiel im Dokument |
|---|---|
| Netto + MwSt. pro Position | Einzelpreis ohne MwSt., MwSt.-Prozentsatz pro Zeile |
| Bruttopositionen | Der Betrag enthält die MwSt.; Cortena rechnet den Nettobetrag zurück |
| Nur Summenblock | Eine Zwischensumme + 19 % MwSt. + Gesamtsumme am Ende |
| Gemischte Sätze | 7 % und 19 % auf unterschiedlichen Positionen, in Deutschland häufig |
Bearbeiten Sie die Positionen im Detailbereich, wenn bei der Extraktion ein Satz oder Betrag falsch erkannt wurde. Änderungen aktualisieren die berechnete Summe sofort.
3. Die Exportvorschau verwendet gespeicherte Werte
Vor dem Senden an DATEV, Twinfield, Exact Online oder Agicap zeigt die Exportvorschau von Cortena genau an, welche Daten das System verlassen. Sie basiert auf den gespeicherten Rechnungs- und Zuordnungsdaten und nicht auf einer versteckten Neuberechnung zum Exportzeitpunkt.
Wenn die Summen in der Vorschau von Ihren Erwartungen abweichen:
- Korrigieren Sie die Positionen oder die Kopfsummen im Rechnungsdetail.
- Prüfen Sie die BU-/MwSt.-Schlüssel für jede Position erneut.
- Führen Sie den Export aus. Die Vorschau entspricht den Daten, die in Ihrem Buchhaltungssystem ankommen.
4. Workflow und Validierung
Ihr Workflow kann anhand folgender Kriterien verzweigen:
- Extrahierte und berechnete Summe · Abweichungen zur Prüfung senden
- Ungültige MwSt.-ID · EU-VIES-Prüfung fehlgeschlagen
- Fehlendes Buchungskonto · Position ohne Zuordnung
Konfigurieren Sie diese Kriterien unter Workflow. Siehe Workflow-Konfiguration.
5. Schnelle Lösungen
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Summenabweichung nach dem Scan | Erneut verarbeiten oder Positionen manuell korrigieren |
| Falscher MwSt.-Prozentsatz | Position bearbeiten → passenden BU-/MwSt.-Schlüssel auswählen |
| Export lehnt MwSt. ab | MwSt.-Schlüssel aus der Buchhaltung synchronisieren, Richtlinienblatt aktualisieren |
Kurzübersicht
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Extrahierte Summe | Aus dem Dokument / der XML |
| Berechnete Summe | Aus der Positionsberechnung von Cortena |
| Exportvorschau | Was gesendet wird · entspricht den gespeicherten Daten |
| Abweichung korrigieren | Positionen bearbeiten oder erneut verarbeiten |