Jede relevante Änderung an einer Rechnung wird in Activity erfasst: wer wann was geändert hat, wann Exporte ausgeführt wurden, wann Workflow-Schritte abgeschlossen wurden und wann Felder bearbeitet wurden. Nutzen Sie dies für Übergaben in der Kreditorenbuchhaltung, Prüfungen durch das Controlling und die Fehlersuche.
1. Activity-Bereich öffnen
- Öffnen Sie eine Rechnung in Payables, Expenses oder Receivables.
- Wählen Sie den Tab Activity aus, oder je nach Layout das Seitenpanel.
- Die Einträge werden mit dem neuesten Eintrag zuerst angezeigt.
Systemereignisse wie abgeschlossene Extraktionen und gestartete Exporte sowie Benutzerereignisse wie Feldbearbeitungen und Genehmigungen werden in derselben Zeitleiste angezeigt.
Filtern Sie die Zeitleiste mit den Chips All, User, Edits, Workflow oder Exports. Blenden Sie Aufnahme- und Abgleichsereignisse unter Cortena Agent Processing ein oder aus, und erweitern Sie den Bereich, wenn Sie die Details benötigen.
Um ein gebrandetes PDF für den aktuellen Filter herunterzuladen, verwenden Sie im selben Tab Audit package PDF. Siehe Einen Activity-Bericht für eine Rechnung herunterladen (PDF).
2. Was protokolliert wird
| Ereignistyp | Beispiele |
|---|---|
| Verarbeitung | Importiert, erneut verarbeitet, Seitenbereich erneut verarbeitet |
| Feldbearbeitungen | Kreditor, Datumsangaben, Zahlungsbedingungen, Kostenstellen |
| Positionen | Konto, USt.-Code, Beträge, neue Positionen |
| Workflow | Schritt abgeschlossen, zurückgesetzt, Genehmigung erteilt |
| Export | An DATEV, Twinfield, Exact oder Agicap gesendet |
| Status | Zahlungsstatus, Änderungen des Anzeigestatus |
Jeder Eintrag enthält Zeitstempel, Akteur (Benutzername oder „System“) und eine kurze Beschreibung.
3. Details zu Änderungen auf Feldebene
Wenn jemand Buchungs- oder Kopffelder bearbeitet, kann das Protokoll die Werte vorher → nachher anzeigen, zum Beispiel die Kreditorennummer oder die Anzahl der Zahlungstage.
Erweitern Sie einen Eintrag, um einzelne Feldänderungen zu lesen, ohne PDF-Versionen vergleichen zu müssen.
4. Praktische Einsatzmöglichkeiten
- Übergabe · Sehen Sie, was ein Kollege bereits korrigiert hat, bevor Sie die Bearbeitung von „Needs review“ übernehmen.
- Exportstreitigkeiten · Bestätigen Sie den genauen Exportzeitpunkt und das Zielsystem.
- Erneute Verarbeitung · Überprüfen Sie, welcher Seitenbereich oder welche vollständige erneute Verarbeitung ausgeführt wurde.
- Compliance · Weisen Sie die Genehmigung nach dem Vier-Augen-Prinzip im Activity-Stream nach (GoBD-konformes Protokoll).
Activity ist schreibgeschützt. Sie können Protokolleinträge weder löschen noch bearbeiten.
Um Aktivitäten über Rechnungen, Bestellungen, Lieferanten und untergeordnete Entitäten hinweg zu durchsuchen, siehe Workspace Activity.
Kurzübersicht
| Aufgabe | Ort |
|---|---|
| Historie anzeigen | Rechnungsdetails → Activity |
| Filtern | All / User / Edits / Workflow / Exports |
| Agentengruppe | Cortena Agent Processing erweitern |
| PDF herunterladen | Audit package PDF → Activity-Bericht |
| Feldänderungen | Benutzereinträge zu Bearbeitungen erweitern |
| Exportnachweis | Nach Systemeinträgen mit „Sent to …“ suchen |
| Protokoll der erneuten Verarbeitung | Beschreibung „Reprocessed using pages …“ |
| Verwandt | Rechnungen bearbeiten |