Mehrseitige PDFs und große Rechnungen

Gebündelte PDFs (Anschreiben, Bedingungen, mehrere Rechnungen in einem Scan) sind üblich. Cortena zeigt im Viewer eine Seitennavigation an und ermöglicht es Ihnen, nur die Seiten erneut zu verarbeiten, die die eigentliche Rechnung enthalten, wenn bei der Extraktion der falsche Abschnitt erfasst wurde.

1. Mehrseitige Dokumente erkennen

Wenn der Anhang mehr als eine Seite enthält, zeigt der Rechnungs-Viewer einen Seitenindikator (aktuelle Seite / Gesamtseitenzahl) an. Scrollen Sie oder verwenden Sie die Steuerelemente des Viewers, um zu überprüfen, auf welchen Seiten Summen, Positionen und Lieferantendetails enthalten sind.

Große Dateien verhalten sich genauso. Das Problem ist in der Regel die Auswahl der falschen Seiten, nicht allein die Dateigröße.

2. Extraktion durch erneute Verarbeitung eines Seitenbereichs korrigieren

Wenn Positionen oder Summen offensichtlich von einem Anschreiben oder dem falschen Anhang übernommen wurden:

1. Öffnen Sie die Rechnung unter Payables oder Expenses.
2. Menü ⋯ in der Kopfzeile → Reprocess invoice.
3. Wählen Sie bei mehrseitigen gescannten PDFs eine Voreinstellung oder einen benutzerdefinierten Bereich (beispielsweise nur die Seiten 3–4).
4. Bestätigen Sie. Cortena führt die Extraktion für diese Seiten erneut aus und aktualisiert die gespeicherten Rechnungsfelder.

Die erneute Verarbeitung des vollständigen Dokuments (aller Seiten) ist weiterhin verfügbar, wenn sich die Rechnung tatsächlich über das gesamte PDF erstreckt.

Detaillierte Schritte: Reprocess.

3. Nach der erneuten Verarbeitung

Überprüfen Sie Activity auf der Rechnung. Dort wird der erneut verarbeitete Seitenbereich protokolliert. Überprüfen Sie nach der Verarbeitung eines Seitenbereichs erneut den Buchungsabgleich, die Summen und den Document type.

Die Tastenkombination Strg/Cmd+R kann nach einer Bestätigung die vollständige erneute Verarbeitung auslösen. Verwenden Sie das Menü, wenn Sie eine Teilmenge der Seiten benötigen.

4. Wann die Verarbeitung eines Seitenbereichs nicht anwendbar ist

Strukturierte E-Rechnungen (eingebettetes XML wie ZUGFeRD oder eigenständiges UBL) lesen die Daten aus dem XML. Das Aufteilen der PDF-Seiten ändert die extrahierten Geschäftsdaten nicht. Korrigieren Sie in diesen Fällen stattdessen die Quelldaten oder das Format des Lieferanten, anstatt eine erneute Verarbeitung eines Seitenbereichs durchzuführen.

Siehe E-invoices und die FAQ Kann ich Seiten einer E-Rechnung erneut verarbeiten?.

Tipps und Einschränkungen

• Bei der erneuten Verarbeitung eines Seitenbereichs werden die extrahierten Inhalte für die ausgewählten Seiten ersetzt. Überprüfen Sie anschließend den Abgleich und die Kostenstellen.
• Bei sehr schlechter Scanqualität benötigen Sie möglicherweise ein besseres Quelldokument als PDF vom Lieferanten, anstatt die Verarbeitung wiederholt auszuführen.
• Duplikate und Referenznummern können sich nach der erneuten Verarbeitung ändern. Überprüfen Sie den Duplikatbereich in der Liste erneut.

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