Das Matching lernt aus Ihren Korrekturen

Wenn Sie Buchungskonten oder BU-Codes auf Rechnungen korrigieren, kann Cortena wiederholte Korrekturen in mandantenspezifische Matching-Regeln umwandeln und in Ihre Matching-Richtlinien übernehmen. Dadurch werden ähnliche Rechnungen beim nächsten Mal korrekt zugeordnet, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

1. Was als Korrektur gilt

Das Lernen konzentriert sich auf überwachte Änderungen, die Sie vornehmen, um Daten korrekt zuzuordnen, typischerweise:

• Buchungskonto im Kopfbereich oder in den Rechnungspositionen
• BU-Code (Geschäftseinheit), sofern verwendet

Automatische Vorschläge eines Agenten, die Sie unverändert übernehmen, gelten nicht als Korrekturen. Wiederholte manuelle Korrekturen beim selben Lieferanten, bei derselben Formulierung oder bei demselben Positionsmuster weisen darauf hin, dass eine Regel erstellt werden sollte.

2. Wie das Lernen das Matching erreicht

Wenn das Mandanten-Feature Invoice matching learned guidelines (auto) aktiviert ist:

1. Cortena sammelt im Laufe der Zeit geeignete Korrekturen.
2. Ähnliche Änderungen werden zu Regelkandidaten gruppiert (Lieferant + Positionskontext → Konto / BU).
3. Eine geplante Synchronisierung übernimmt geprüfte Regeln in das Dokument mit den gelernten Richtlinien (Google Doc), das beim Matching verwendet wird.
4. Der Matching-Agent für Eingangsrechnungen liest diese Regeln zusammen mit Ihrem Leitfaden für den Kontenplan-Abgleich und Ihrer Kontenplan-Tabelle.

Bei der Bereitstellung kann das Dokument mit den gelernten Richtlinien erstellt werden, wenn das Feature erstmals für einen neuen Arbeitsbereich aktiviert wird.

Verwenden Sie dies zusammen mit Cortena-Agenten für Buchungskonten anweisen für manuelle Regeln und mit Matching-Korrektur für einmalige automatische Korrekturen an einer einzelnen Rechnung.

3. Was sich für die Kreditorenbuchhaltung verbessert

Im Laufe der Zeit sollten Sie Folgendes feststellen:

• Weniger Rechnungen mit dem Status Prüfung erforderlich bei wiederkehrenden Lieferanten, deren Rechnungen Sie bereits korrigiert haben
• Stabilere Erstzuordnungen bei Positionsbeschreibungen, die Sie bereits korrigiert haben
• Klarerer Status Bereit zur Synchronisierung, wenn ungültige Zuordnungen behoben wurden

Das Lernen ersetzt keine starken Regeln im Matching-Leitfaden. Übernehmen Sie wiederkehrende gelernte Positionen als ausdrücklichen Text in den Leitfaden, wenn sie einer Geschäftsvorgabe und nicht einer einmaligen Ausnahme entsprechen.

4. Tipps und Einschränkungen

• Das Feature muss pro Mandant aktiviert werden (Invoice matching learned guidelines (auto)).
• Das Lernen wird nach einem Zeitplan ausgeführt. Rechnen Sie mit Tagen, nicht mit Minuten, bevor neue Korrekturen im Matching berücksichtigt werden.
• Fehleranfällige Korrekturen (einmalige Projekte) können Regeln erzeugen, die Sie aus dem Dokument mit den gelernten Richtlinien löschen oder im Matching-Leitfaden überschreiben sollten.
• Das Lernen von BU-Codes und Konten berücksichtigt die Matching-Richtlinien des Mandanten. Deaktivierte Features oder entfernte Matching-Felder werden nicht gelernt.
• Super-Admin- oder Admin-Synchronisierungstools können nach umfangreichen Korrekturkampagnen eine Aktualisierung der Richtlinien erzwingen.

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