Bestellungen in Verbindlichkeiten

Verfolgen Sie Bestellungen von Lieferanten neben Ihren Verbindlichkeiten: Erstellen oder importieren Sie Bestellungen, verknüpfen Sie Rechnungen über die PO-Nummer, zeigen Sie die Bestellung aus der Rechnung in der Vorschau an und synchronisieren Sie mit Exact Online offene Bestellungen und buchen Sie bei deren Export dagegen.

Zugriff · Bestellungen müssen für Ihre Organisation aktiviert sein. Wenden Sie sich an Cortena, wenn Sie das Menü nicht sehen. Außerdem benötigen Sie:

• Bestellungen anzeigen · Öffnen Sie den Arbeitsbereich und lesen Sie Bestellungen
• Bestellungen erstellen und bearbeiten · Erstellen Sie Bestellungen, bearbeiten Sie Entwürfe, genehmigen, geben Sie Bestellungen aus, stornieren Sie sie und verknüpfen Sie sie mit Verbindlichkeiten

1. Was Bestellungen in Cortena leisten

Bestellungen sind ein vollwertiger Arbeitsbereich für Verbindlichkeiten, getrennt von der Rechnungsliste:

Cortena verfolgt, wie viel einer Bestellung in Rechnung gestellt wurde. Der Wareneingang (in Exact eingegangene Menge) wird derzeit durch den Rechnungsexport nicht aktualisiert. Siehe Demnächst am Ende dieses Artikels.

2. Öffnen Sie den Arbeitsbereich „Bestellungen“

1. Öffnen Sie in der linken Navigation Verbindlichkeiten.
2. Wählen Sie unter „Verbindlichkeiten“ Bestellungen aus.
3. Verwenden Sie die Tabs Alle | Entwurf | Genehmigt | Ausgegeben | Storniert.
4. Suchen Sie nach Bestellnummer oder Lieferant.

Wählen Sie eine Zeile aus, um den Detailbereich zu öffnen: Kopffelder, Positionen (Bestellt / In Rechnung gestellt / Offen), Summen, Verknüpfte Rechnungen und eine Zusammenfassung auf der rechten Seite (Bestellt, In Rechnung gestellt, Offener Betrag, Offene Menge).

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Wenn Bestellungen nicht aktiviert sind, sehen Sie Bestellungen sind für diesen Mandanten noch nicht aktiviert sowie eine Aufforderung zur Kontaktaufnahme für den frühzeitigen Zugriff.

3. Status und Erfüllungsabzeichen

Lebenszyklusstatus

Typische Aktionen für eine Bestellung im Entwurfs- oder genehmigten Status: Genehmigen, Ausgeben, Bestellung stornieren.

Erfüllungsanzeige

Neben dem Status zeigt Cortena, in welchem Umfang die Bestellung durch verknüpfte Rechnungen abgedeckt ist:

Diese Abzeichen zeigen den Rechnungsfortschritt in Cortena. Sie entsprechen nicht der von Exact erfassten Wareneingangsmenge.

4. Eine Bestellung in Cortena erstellen

1. Klicken Sie auf Neue Bestellung.
2. Wählen Sie einen Lieferanten aus. Suchen Sie danach oder wählen Sie Lieferanten hinzufügen.
3. Füllen Sie Beschreibung, Ihre Referenz, Bestelldatum, Lieferdatum, Währung, optional Kostenstelle, Einkäufer und Notiz aus.
4. Fügen Sie Positionen hinzu (Beschreibung, Menge, Einheit, Stückpreis, USt.-Satz, Betrag). Optional können Sie Positionen aus Rechnung verwenden … auswählen, um Positionen aus einer vorherigen Verbindlichkeit zu kopieren.
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Bearbeiten Sie die Bestellung gemäß Ihrem Cortena-Workflow für Bestellungen, sofern dieser aktiviert ist, oder verwenden Sie Genehmigen / Ausgeben, bis sie für den Abgleich mit eingehenden Rechnungen bereit ist.

5. Verbindlichkeiten über die PO-Nummer verknüpfen

Wenn eine Lieferantenrechnung eine Bestellung erwähnt, beispielsweise „Ihre Bestellung: 1“ auf dem PDF, extrahiert Cortena die PO-Nummer in die Verbindlichkeit.

Wenn Bestellungen aktiviert sind, verknüpft Cortena automatisch, wenn:

• der Buchungsabgleich für die Verbindlichkeit bereit ist oder
• eine Bestellung erstellt oder importiert wird und Verbindlichkeiten diese Nummer bereits enthalten oder
• Sie die PO-Nummer auf der Rechnung bearbeiten oder
• jemand die Verknüpfung manuell herstellt, etwa über die API oder unterstützte Tools

Der Abgleich verwendet eine normalisierte Bestellnummer, also ohne überflüssige Leerzeichen und ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Stornierte Bestellungen werden niemals automatisch verknüpft. Eine bestehende Verknüpfung wird durch den automatischen Abgleich nicht überschrieben. Eine manuelle erneute Verknüpfung kann sie ändern.

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Anzeigen zur Betragsübereinstimmung

Neben der PO-Nummer sehen Sie möglicherweise ein farbiges !:

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um den vollständigen Tooltip anzuzeigen.

6. Die Bestellung aus einer Verbindlichkeit in der Vorschau anzeigen

Wenn die Rechnung verknüpft ist:

1. Klicken Sie auf das Label PO-Nummer. Die Unterstreichung erscheint beim Darüberfahren. Es handelt sich nicht um ein separates blaues Label.
2. Die Bestellvorschau wird über der Rechnung geöffnet.
3. Prüfen Sie Lieferant, Positionen, Summen und Verknüpfte Rechnungen.
4. Klicken Sie auf Im Arbeitsbereich öffnen oder Vollständig öffnen, um für diese Bestellung zu Verbindlichkeiten → Bestellungen zu wechseln, oder klicken Sie auf Schließen, um bei der Rechnung zu bleiben.

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7. Verknüpfte Rechnungen auf der Bestellung

In den Bestelldetails, im Arbeitsbereich oder in der Vorschau, listet der Abschnitt Verknüpfte Rechnungen jede verknüpfte Verbindlichkeit auf:

• Rechnungsnummer und Datum
• Anzahl der Positionen, beispielsweise 1 Position
• Bruttobetrag
• Hinweis zum Anteil, beispielsweise −4.840,00 € auf die Bestellung angerechnet, sowie der noch offene Betrag

Klicken Sie auf eine Karte, um die Rechnungsvorschau zu öffnen. Für Beträge wird dasselbe Format für Gebietsschemas wie bei Verbindlichkeiten verwendet.

Beispiel: Bestellung Nr. 1 über 52.360,00 €. Nach der Verknüpfung von BC-0003 (4.840,00 €) zeigt die Zusammenfassung In Rechnung gestellt: 4.840,00 €, Offener Betrag: 47.520,00 €, Erfüllung Teilweise an.

8. Exact Online: Bestellungen importieren

Verbinden Sie zunächst Exact. Siehe Exact Online. Öffnen Sie anschließend Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → Exact Online:

1. Aktivieren Sie Bestellungen aus Exact importieren.
2. Legen Sie optional Filter für Bestellstatus fest, standardmäßig Offen + teilweise, sowie Synchronisieren ab Erstellungsdatum und Cortena-Workflow für Bestellungen verwenden.
3. Klicken Sie auf Bestellungen aus Exact synchronisieren oder warten Sie auf die geplante Exact-Synchronisierung. Status: Synchronisierung der Bestellung wurde in die Warteschlange gestellt.

Importierte Bestellungen:

• behalten die Exact-Bestellnummer als Cortena-PO-Nummer
• zeigen das Abzeichen Exact Online
• werden so behandelt, dass sie in Exact verwaltet werden. Die Bearbeitungsregeln folgen weiterhin den Cortena-Regeln für Entwürfe, die in Cortena erstellt wurden.

Exact App Center muss den Zugriff auf Bestellungen erlauben. Verbinden Sie OAuth nach Änderungen an den Berechtigungsumfängen erneut, wenn die Synchronisierung fehlschlägt.

9. Buchungskonten aus der Bestellung

Wenn eine Verbindlichkeit dauerhaft mit einer aus Exact importierten Bestellung verknüpft ist, kann Cortena die Kontierung aus Buchhaltungssystem und Bestellung auf die Buchungskonten anwenden, also die Exact-Artikelgruppen-COGS oder das Einkaufskonto, ähnlich wie beim dualen Abgleich mit einem Ausgabentool.

In den Rechnungsdetails sehen Sie möglicherweise:

• den Wert Bestellung / Buchhaltungssystem im Vergleich zur Cortena-Abstimmung
• !-Markierungen und Tooltips
• das Banner: Die Kontierung der Bestellung aus dem Buchhaltungssystem unterscheidet sich von der Cortena-Abstimmung …
• Aktionen, um einen der beiden Werte anzuwenden

Die Positionszuordnung ist deterministisch: explizite Positionsverknüpfungen, anschließend Abgleich von Artikel oder Code, anschließend gemeinsames Sachkonto für alle Positionen. Aus alleinigen Freitextbeschreibungen werden keine Positionspaare erfunden. Durch das Aufheben der Verknüpfung mit der Bestellung wird die Cortena-Abstimmung wieder als aktive Zeile verwendet.

Synchronisieren Sie Exact-Bestellungen erneut, wenn bei älteren Importen die Kontenzuordnungen auf den Positionen fehlen.

10. Eine mit einer Bestellung verknüpfte Verbindlichkeit nach Exact exportieren

Wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Funktion „Bestellungen“ ist aktiviert
• Bestellungen aus Exact importieren ist aktiviert
• Die Rechnung ist mit einer aus Exact importierten Bestellung mit Exact-Positionsreferenzen verknüpft

… kann der Export der Verbindlichkeit eine Exact-Einkaufsrechnung erstellen, die mit den Bestellpositionen verknüpft ist. Die Menge stammt aus der Rechnung. Exact behält die Preise aus der Bestellung bei. Wenn dieser Weg fehlschlägt, verwendet Cortena einen normalen Exact-Einkaufsbuchungssatz, damit die Verbindlichkeit weiterhin exportiert wird.

Nach einem erfolgreichen Export aktualisiert Cortena die Bestellung aus Exact. In Exact sehen Sie normalerweise, dass sich die in Rechnung gestellte Menge und die offenen Rechnungsmengen ändern.

Wichtig: Über diesen Weg wird die Exact-eingegangene Menge nicht gesetzt. Der Wareneingang bleibt davon getrennt. Siehe Demnächst weiter unten.

11. Hinweise und Einschränkungen

• Tragen Sie die Bestellnummer des Lieferanten frühzeitig in PO-Nummer ein, damit die automatische Verknüpfung und der Exact-Bestellungsexport ausgeführt werden können.
• Nur Cortena-Bestellungen im Status Entwurf können bearbeitet werden. Aus Exact importierte Ausgegeben-Bestellungen dienen hauptsächlich dem Abgleich und Export.
• Die Erfüllung Teilweise / Vollständig basiert auf verknüpften Rechnungen, nicht auf dem Wareneingang.
• Lieferscheine können bereits als zugehörige Dokumente (delivery confirmation als Anhangstyp) neben der Rechnung erscheinen. Diese Beziehung bleibt bestehen. Der Export des Wareneingangs nach Exact ist als nächster Schritt geplant.
• Berechtigung und Funktionsflag müssen beide aktiviert sein. Für den Exact-Bestellimport ist ein verbundenes Exact-Unternehmen mit Bestellberechtigungen erforderlich.

Demnächst: Lieferbestätigungen als Wareneingang nach Exact exportieren

Der Export einer mit einer Bestellung verknüpften Verbindlichkeit aktualisiert heute die in Rechnung gestellte Seite der Bestellung in Exact. Die eingegangene Menge bleibt leer, sofern niemand einen Wareneingang in Exact oder einem anderen System bucht.

Geplante Richtung (mit Demnächst gekennzeichnet und noch nicht verfügbar):

1. Bewahren Sie Lieferbestätigungen als zugehörige Dokumente auf. Rechnung und Lieferschein bleiben verknüpft.
2. Fügen Sie einen Workflow-Knoten Lieferbestätigung in die Buchhaltung exportieren hinzu, aus derselben Familie wie In die Buchhaltung exportieren.
3. Exact ist das erste Ziel, wenn Exact verbunden und der Bestellimport aktiviert ist. Andere Buchhaltungssysteme können später über denselben Knoten angebunden werden.
4. Buchen Sie Exact-Wareneingänge gegen verknüpfte Bestellpositionen, aktualisieren Sie die eingegangene Menge und aktualisieren Sie die Cortena-Bestellung.
5. Halten Sie die Rechnungsbuchung unabhängig vom Wareneingang: Der Export der Verbindlichkeit steuert die in Rechnung gestellte Menge, der neue Knoten die eingegangene Menge.

Bis diese Funktion verfügbar ist, pflegen Sie den Wareneingang in Exact, wenn Sie die eingegangene Menge benötigen, und verwenden Sie Cortena für den Abgleich von Bestellung und Rechnung sowie für die Erfüllung auf Rechnungsbasis.

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