Dokumenttypen auf Rechnungen

Cortena klassifiziert jeden zahlungsrelevanten Anhang mit einem Dokumenttyp · zum Beispiel Rechnung, Beleg, Lieferbestätigung oder Zahlungsbestätigung. Der Typ steuert Listenfilter, Workflow-Verzweigungen und die Frage, ob bestimmte Exporte zulässig sind.

Verwandte Themen: Rechnungsliste, Filter und Status, Wie Cortena eine Rechnung liest und Erneut verarbeiten.

1. Wo der Dokumenttyp angezeigt wird

In den Rechnungsdetails gibt der Dokumenttyp an, wie Cortena die Datei nach der Extraktion klassifiziert hat. Sie können ihn ändern, wenn dies für den Status der jeweiligen Rechnung zulässig ist.

Zu den gängigen Werten gehören:

• Rechnung · Standardrechnung eines Lieferanten
• Beleg · Zahlungsnachweis oder Beleg für einen Kleinbetrag
• Lieferbestätigung · Lieferschein ohne vollständige Rechnungsdaten
• Zahlungsbestätigung · Bestätigung im Stil eines Bank- oder Zahlungsavis
• Sonstiges · Verträge, Mahnungen oder nicht klassifizierte Scans

In deutschen Workspaces werden möglicherweise lokalisierte Bezeichnungen für dieselben Werte angezeigt.

2. Listenfilter

Öffnen Sie unter Kreditoren oder Ausgaben die Filterleiste und wählen Sie Dokumenttyp. Kombinieren Sie den Filter beim Erstellen von Prüfwarteschlangen mit Duplikate: Master und Status ausschließen · zum Beispiel, um nur Rechnung-Masterdatensätze anzuzeigen, die noch nicht synchronisiert wurden.

Verwandtes Thema: Rechnungsliste, Filter und Status.

3. Workflow und Export

Unter Einstellungen → Workflow können Bedingungen den Dokumenttyp prüfen. Der klassifizierte Typ muss dabei einem der ausgewählten Werte entsprechen. Verwenden Sie dies, um den Export von Belegen zu überspringen oder Lieferscheine an einen Pfad zu leiten, der nur eine Prüfung vorsieht.

Einige Mandanten blockieren den Buchhaltungsexport für bestimmte Typen, bis ein Administrator den Export für diesen Typ unter Einstellungen → Buchhaltungseinstellungen aktiviert. In diesem Fall wird auf der Rechnung möglicherweise eine Meldung angezeigt, dass der Export blockiert ist und der Dokumenttyp genannt wird.

4. Typische Szenarien

1. Nur Beleg · Ein Lieferant sendet einen Kartenbeleg per E-Mail. Der Typ ist Beleg. Der Workflow leitet ihn ohne DATEV-Export an das Archiv oder in den Ausgabenpfad weiter.
2. Rechnung + Lieferschein · Zwei Dateien gehen ein. Filtern Sie Rechnung für die Exportwarteschlange und Lieferbestätigung für die logistische Prüfung.
3. Falsch klassifizierter Scan · Der Sachbearbeiter setzt den Typ nach der erneuten Verarbeitung, durch die die Extraktion korrigiert wurde, auf Rechnung.

Tipps und Einschränkungen

• Der Dokumenttyp wird auf der Rechnung gespeichert · ändern Sie ihn in den Details, wenn dies gemäß den Richtlinien zulässig ist, und nicht nur durch erneutes Hochladen.
• Strukturierte E-Rechnungen werden separat erkannt. Siehe E-Rechnungen.
• Die Exportberechtigung setzt weiterhin eine gültige Buchungszuordnung, einen Buchungsmonat und die Einhaltung der Integrationsregeln voraus · der Dokumenttyp ist nur eine von mehreren Prüfungen.

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