Workflow-Konfiguration

Legen Sie fest, wie Rechnungen von import über review, approval, export, treasury payment und synced bis zum Abschluss weitergeleitet werden. Workflows werden im visuellen Editor unter Settings → Workflow erstellt.

1. Workflow-Editor öffnen

Settings → Workflow öffnet die Arbeitsfläche für den aktiven Mandanten. Knoten stellen Schritte dar. Kanten zeigen zulässige Übergänge, wenn ein Schritt abgeschlossen oder genehmigt wird.

Veröffentlichen Sie die Änderungen, sobald sie bereit sind. Rechnungen, die sich bereits im Workflow befinden, behalten ihren aktuellen Schritt, sofern Sie keinen Reset ausführen.

Häufige Knotentypen: Review, Approval, Export to accounting, Set status, Set invoice date, Assign invoice tags, Treasury, Conditions.

Rechnungsdatum festlegen

Fügen Sie Set invoice date hinzu, um invoice date, posting date / month, due date oder, wenn DATEV RW Leistungsdatum aktiviert ist, delivery date zuzuweisen, zu kopieren oder zu löschen. Verwenden Sie Assign custom mit Ausdrücken für Leistungszeiträume, um Datumsangaben aus der Abgrenzung von Rechnungspositionen abzuleiten.

Ausführliche Anleitung: Rechnungsdatum festlegen (Workflow). Feld für das Lieferdatum: Lieferdatum (Leistungsdatum).

2. Bedingungen bei Übergängen

Condition-Knoten teilen den Ablauf anhand von Rechnungsdaten auf, zum Beispiel anhand der extrahierten oder berechneten Summe, des Zahlungsstatus, einer vorhandenen Kostenstelle, des Dokumenttyps oder von Rechnungstags.

Falsche Zweige sollten in einem manuellen Prüfschritt enden und nicht in einer Sackgasse.

3. Treasury-Zweig

Wenn Treasury aktiviert ist, fügen Sie Knoten wie „bereit zur Zahlung“, „Zahlungsstapel übermitteln“ und „Zahlungsbestätigung abwarten“ hinzu. Der Betrag im Zahlungsstapel sollte mit den Gesamtsummen der Rechnungsdetails übereinstimmen.

Verwandte Themen: Embat Treasury und SEPA- und internationale Zahlungsstapel.

4. Nächster Schritt

Konfigurieren Sie eine Genehmigungsmatrix, wenn Betragsstufen oder Kostenstellen bestimmen, wer die Freigabe erteilen muss.

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