Wenn dieselbe Rechnung zweimal eingeht, etwa durch erneuten E-Mail-Versand, als Rechnung plus Beleg oder durch sich überschneidende Uploads, gruppiert Cortena Duplikate und wählt eine Masterzeile für Export und Workflow aus. Zusammengehörige Kopien werden darunter verknüpft angezeigt.
Konfigurieren Sie die Genauigkeit des Abgleichs unter Einstellungen → Rechnungsimport. Siehe Duplikaterkennung konfigurieren.
Für wen ist diese Funktion gedacht: Teams im Rechnungseingang, die vermeiden möchten, dieselbe Lieferantenrechnung zweimal zu exportieren oder zusammengehörige PDF-Dateien manuell suchen zu müssen.
1. So werden Duplikate erkannt
Cortena gruppiert Dokumente für denselben Lieferanten:
- Wenn Cortena den Kreditor zugeordnet hat, wird bevorzugt der verknüpfte Stammlieferant verwendet.
- Andernfalls wird der extrahierte Lieferantenname verwendet.
Primärer Abgleich: Beide Dokumente haben dieselbe, nicht leere Rechnungsnummer. Standardmäßig müssen sie außerdem denselben Gesamtbetrag aufweisen. Sie können diese Anforderung unter Einstellungen → Rechnungsimport deaktivieren.
Sekundärer Abgleich, optional: Wenn eine Rechnungsnummer fehlt, kann Cortena auch Dokumente gruppieren, die dieselbe Bestellnummer, Lieferscheinnummer oder Angebotsnummer aufweisen, sofern die entsprechenden Optionen im Rechnungsimport aktiviert sind. Der Abgleich erfolgt immer nur zwischen Nummern desselben Typs, also Bestellung mit Bestellung, nicht Bestellung mit Lieferung. Wenn beide Dokumente unterschiedliche Rechnungsnummern haben, werden sie nicht über diese anderen Nummern verknüpft.
Das Rechnungsdatum wird nicht für den Abgleich verwendet.
Als Masterdokument wird in der Regel das Dokument ausgewählt, das am ehesten eine Rechnung ist. Eine tatsächliche Rechnung hat Vorrang vor einem Beleg oder Lieferschein. Bei gleichwertigen Dokumenten wird der älteste Import zum Masterdokument.
Eine vollständige Liste der Optionen und empfohlene Konfigurationen finden Sie unter Duplikaterkennung konfigurieren.
2. Anzeige in der Liste
Unter Verbindlichkeiten:
- Masterzeilen werden mit normalem Einzug und einem Kontrollkästchen für Sammelaktionen angezeigt.
- Duplikatzeilen werden eingerückt und ausgegraut ohne Kontrollkästchen angezeigt. Sie können nicht per Sammelaktion exportiert werden.
- Alle auswählen überspringt Duplikate automatisch.
Verwenden Sie den Filter Duplikate → Nur Master, um zusammengehörige Kopien auszublenden. Pulse verwendet dieselbe Voreinstellung für die Anzahl der Einträge in Warteschlangen.
3. Belege und Zahlungsstatus
Wenn ein Duplikat ein Beleg und das Masterdokument eine unbezahlte Rechnung ist, kann Cortena das Masterdokument als Bezahlt markieren und den Beleg verknüpfen. Dadurch entfällt eine manuelle Aktualisierung des Zahlungsstatus.
Prüfen Sie den Tooltip Zahlungsstatus des Masterdokuments, um zu sehen, warum es als bezahlt markiert wurde.
4. Duplikatgruppen verwalten
| Aktion | Auswirkung |
|---|---|
| Duplikat löschen | Entfernt nur die Kopie · das Masterdokument bleibt erhalten |
| Zum Master hochstufen | Tauscht die Rollen, wenn die falsche Datei zum Masterdokument wurde |
| Duplikatverknüpfung entfernen | Löst die Gruppe auf, wenn die Dateien tatsächlich keine Duplikate sind |
Öffnen Sie die Detailansicht des Masterdokuments und anschließend den Abschnitt Duplikate, um Gruppenaktionen auszuführen.
Kurzübersicht
| Thema | Verhalten |
|---|---|
| Lieferantenschlüssel | Verknüpfter Stammlieferant, andernfalls extrahierter Name |
| Primärer Abgleich | Gleiche Rechnungsnummer, standardmäßig zusätzlich gleicher Gesamtbetrag |
| Sekundärer Abgleich | Gleiche Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummer, wenn aktiviert und die Rechnungsnummer fehlt |
| Einstellungen | Duplikaterkennung konfigurieren |
| Export | Nur Master |
| Listenfilter | Duplikate: Nur Master |
| Beleg als Duplikat | Kann das Masterdokument automatisch als Bezahlt markieren |
| Falsches Masterdokument | In der Detailansicht Zum Master hochstufen |