USt-IdNr.-Prüfung (VIES)

Bei Rechnungen von EU-Lieferanten kann Cortena die USt-IdNr. gegen das europäische Register VIES prüfen. Das Ergebnis wird in den Rechnungsdetails angezeigt und kann Prüfschlangen, Workflow-Verzweigungen und die Berechtigung für den Export beeinflussen.

1. Was die VIES-Prüfung bedeutet

Nach der Extraktion und beim Speichern einer bearbeiteten USt-IdNr. kann Cortena VIES aufrufen und die USt-IdNr. des Lieferanten für diese Prüfung als gültig oder ungültig kennzeichnen.

Ungültig bedeutet, dass das Register die Nummer zum Prüfzeitpunkt abgelehnt hat, nicht automatisch, dass die Rechnung betrügerisch ist. Häufige Ursachen:

• OCR-Fehler (fehlendes Länderpräfix, vertauschte Ziffern)
• Der Lieferant hat eine lokale Steuernummer anstelle einer EU-USt-IdNr. angegeben
• VIES ist vorübergehend nicht verfügbar
• Lieferant aus einem Nicht-EU-Land · VIES ist nicht anwendbar

2. Korrigieren und erneut prüfen

1. Vergleichen Sie die USt-IdNr. auf der PDF-Datei mit dem Feld in den Rechnungsdetails.
2. Bearbeiten Sie die USt-IdNr. und speichern Sie sie wie in einer Tabellenkalkulation (Enter übernimmt die Eingabe).
3. Cortena führt die Prüfung erneut durch, wenn dies konfiguriert ist. Eindeutige Tippfehler beseitigen die Kennzeichnung häufig.
4. Wenn die Nummer korrekt ist, VIES jedoch nicht verfügbar ist, befolgen Sie die Richtlinie Ihres Buchhalters (später erneut versuchen oder mit manueller Genehmigung fortfahren).

Prüfungen der USt-IdNr. des Ausstellers (Ihrer juristischen Einheit) sind davon getrennt. Siehe Rechtliches Profil des Mandanten.

3. Prüfschlangen, Workflow und Export

• Listen mit Prüfung erforderlich können je nach Anzeigeregeln Rechnungen mit ungültigen USt-IdNrn. enthalten.
• Bedingungen im Workflow können anhand einer ungültigen USt-IdNr. verzweigen (z. B. zur Weiterleitung an einen Prüfschritt für die Compliance).
• Der Buchhaltungsexport (DATEV, Exact, Twinfield) kann blockiert werden, wenn VIES eine ungültige USt-IdNr. meldet, sofern der Mandant den Export mit ungültiger VIES-Prüfung nicht erlaubt. Beim manuellen Export werden Sie möglicherweise trotzdem zur Bestätigung aufgefordert.

Zugehörige FAQ (Kurzfassung): Warum ist die USt-IdNr. des Lieferanten ungültig? Dieser Artikel ist der vollständige Leitfaden.

4. Tipps und Einschränkungen

• VIES gilt für Prüfungen von EU-USt-IdNrn. im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr. Für rein im Inland tätige Lieferanten ist VIES gemäß Ihrer Richtlinie möglicherweise nicht erforderlich.
• Die Prüfung bezieht sich auf einen bestimmten Zeitpunkt. Aktualisierungen des Registers können bei einer späteren erneuten Prüfung zu anderen Ergebnissen führen.
• Die Option „Export mit ungültiger VIES-Prüfung zulassen“ ist eine Einstellung des Mandanten oder der Buchhaltung. Gehen Sie nicht davon aus, dass sich alle Arbeitsbereiche gleich verhalten.
• Eine ungültige USt-IdNr. lehnt eine Zahlung nicht automatisch ab. Die Richtlinien für Treasury und Kreditorenbuchhaltung gelten weiterhin unabhängig davon.

Schnellreferenz