Goedkeuring of beoordeling parkeren

Parkeer een factuur op een stap voor approval of review zonder deze goed te keuren of af te wijzen. De documentstatus wordt On hold en het document wordt verplaatst naar het speciale tabblad Hold totdat iemand Approves, Marks reviewed of Rejects. Daarmee wordt de blokkering opgeheven en gaat de workflow verder.

1. Schakel Hold in voor een workflowstap

Hold is per goedkeurings- of beoordelingsknooppunt opt-in.

1. Open Settings → Workflow voor de workspace (payables, expenses of accounts receivable).
2. Selecteer een stap Approval of Review.
3. Schakel Allow hold in.
4. Schakel optioneel Require comment for hold in wanneer toegewezen gebruikers moeten uitleggen waarom het document wordt geparkeerd.
5. Publiceer de workflow wanneer je klaar bent.

Zolang Allow hold niet voor minstens één menselijke stap is ingeschakeld, blijft het tabblad Hold verborgen.

Klik om te vergroten

2. Zet een document op hold vanuit de balk

1. Open de factuur (of onkostendeclaratie / vordering) die op die stap voor approval of review wacht.
2. Klik in de workflowbalk op Hold (tussen Approve / Mark reviewed en Reject, wanneer afwijzen beschikbaar is).
3. Voeg in het dialoogvenster Put on hold eventueel (of verplicht) een opmerking toe met dezelfde uitgebreide editor als in Activity.
4. Bevestig met Put on hold of druk op ⌘/Ctrl+Enter.

Cortena:

• Houdt de workflow op dezelfde stap geparkeerd (Hold gaat niet verder in de workflow).
• Stelt de status in op On hold.
• Toont een uitgeschakelde knop Held op de balk (beweeg de muis erover om de opmerking voor Hold te bekijken, als die is toegevoegd).
• Voegt een regel toe aan Activity, zoals “put the review on hold” / “put the approval on hold” (en plaatst de opmerking in Activity bij payables en expenses wanneer je die hebt toegevoegd).

3. Vind documenten die op hold staan: tabblad Hold

Items die op hold staan verschijnen alleen op het tabblad Hold (niet onder Review of Approval).

• Payables en Expenses: tabblad Hold (na Approval, wanneer dat tabblad bestaat).
• Accounts Receivable: hetzelfde tabblad Hold wanneer Hold is ingeschakeld voor de AR-workflow.

Gebruik het tabblad om de geparkeerde wachtrij te verwerken zonder deze te vermengen met de dagelijkse aantallen voor review of approval. De statusbadge op elke rij blijft On hold tonen.

4. Hold beëindigen: Approve, Mark reviewed of Reject

Er is geen afzonderlijke actie Resume.

• Approve / Mark reviewed: heft Hold op en voltooit de stap zoals gebruikelijk.
• Reject: heft Hold op en volgt het afwijzingspad (de regels voor redenen blijven ongewijzigd).

Na een succesvolle approve/review/reject verlaat het document de status On hold en volgt het de volgende workflowstatus.

Gerelateerd: Status-tabbladen voor payables, Bulkgewijs goedkeuren en als beoordeeld markeren, Opmerking plaatsen in Activity van een factuur.

Tips en beperkingen

• Hold is alleen beschikbaar wanneer het knooppunt Allow hold heeft en je de stap kunt voltooien (dezelfde regels voor toegewezen gebruikers en rechten als bij Approve).
• Approve / Mark reviewed in de bulk lijst werkt nog steeds voor facturen die op hold staan wanneer je hiervoor bevoegd bent. Door de stap te voltooien wordt Hold beëindigd; er is nog geen bulkactie Put on hold.
• Workflowbalken voor bankafstemming vallen buiten deze Hold-functionaliteit.
• Accounts receivable slaat de reden voor Hold op in de workflow en de Activity-beschrijving; bij payables en expenses wordt ook een Activity-chatopmerking geplaatst wanneer je er een invoert.

Sneloverzicht