Slack: aanmelden, goedkeuringen en support

Verbind je Slack-workspace met Cortena, zodat toegewezen medewerkers overzichten van goedkeuringen en beoordelingen ontvangen, via DM en/of kanaal, met dezelfde knoppen als in Cortena kunnen handelen en support-antwoorden ontvangen waarop ze vanuit Slack kunnen reageren. Je kunt je op de aanmeldpagina ook aanmelden met Slack wanneer je workspace dit toestaat.

1. Wat Slack doet in Cortena

Eén Slack-workspace-installatie kan meerdere Cortena-entiteiten (tenants) omvatten. Je kiest welke entiteiten dit zijn wanneer je de verbinding maakt.

2. Slack verbinden (Settings)

1. Open Settings → Integrations → Email → Slack.
2. Klik op Connect. Je hebt toestemming nodig om boekhoudkundige tools en integraties voor die entiteit te verbinden.
3. Autoriseer de Slack-app Cortena FinOps in je workspace.
4. Selecteer op het bevestigingsscherm van Cortena welke entiteiten deze Slack-workspace moet omvatten.
5. Kies terug in Settings hoe overzichten voor deze entiteit worden verzonden:

Kies standaardkanalen als je meldingen in kanalen gebruikt. Dit is handig voor een centraal financekanaal in plaats van, of naast, persoonlijke DM's.

3. Slack inschakelen voor workflowstappen

Alleen Slack verbinden is niet voldoende. Schakel Slack in op elke Review- of Approval-node die overzichten moet verzenden:

1. Open Settings → Workflow of je workflow-editor.
2. Selecteer de stap Review of Approval.
3. Schakel in het paneel voor meldingen en overzichten Slack in. Je kunt ook Email ingeschakeld laten.
4. Publiceer de workflow wanneer deze klaar is.

Herinneringen gebruiken dezelfde Slack-kanaalinstellingen als de eerste melding voor die stap.

Op dit moment ondersteunen alleen Review- en Approval-nodes deze overzichten.

4. Werken vanuit een Slack-overzicht

Een typisch overzicht toont de naam van de entiteit, het factuurnummer, de leverancier, het bedrag, de naam van de stap, de wachttijd en Openen in Cortena.

De knoppen volgen dezelfde regels als in Cortena:

Machtigingen blijven van toepassing: als je de stap niet mag voltooien, geeft Slack een foutmelding, ook als je het bericht kunt zien, bijvoorbeeld in een gedeeld kanaal.

Bij Afwijzen kan een kort formulier worden geopend wanneer een reden verplicht is. Bij In wachtstand zetten wordt een formulier geopend voor een optionele of verplichte opmerking, afhankelijk van de stap.

Na een geslaagde actie behoudt het bericht de factuurgegevens en worden de knoppen vervangen door een statusregel, zoals Goedgekeurd door @jou, Beoordeeld door @jou, Afgewezen door @jou of In wachtstand gezet door @jou.

5. Synchroniseren met de Cortena-app

Slack en Cortena blijven voor dezelfde factuur en workflowstap op elkaar afgestemd:

• Handelen in Slack → de factuur gaat verder in Cortena; de lijst en details worden bijgewerkt via de liveverbinding, zonder dat de volledige pagina opnieuw hoeft te worden geladen.
• Handelen in Cortena (goedkeuren, als beoordeeld markeren, afwijzen of in wachtstand zetten) → overeenkomende Slack-overzichten voor die stap worden bijgewerkt naar dezelfde status.
• Kopieën van hetzelfde overzicht in DM en kanaal worden beide bijgewerkt.
• Latere stappen herschrijven eerdere stappen niet. Afwijzen bij Approval verandert bijvoorbeeld een voltooid Review-bericht niet.
• Een factuur archiveren of verwijderen → openstaande overzichten verliezen hun knoppen en geven aan dat de factuur is gearchiveerd of verwijderd.

Dubbele facturen die niet in aanmerking komen voor workflowoverzichten blijven geen Slack-meldingen voor goedkeuring ontvangen.

6. Aanmelden met Slack

Op het aanmeldscherm van Cortena zie je mogelijk Aanmelden met Slack. Hiervoor wordt dezelfde Slack-app als bij Integrations gebruikt, maar alleen voor authenticatie.

Of aanmelden met Slack voor een bepaalde entiteit wordt geaccepteerd, hangt af van de vereisten voor aanmelden bij de workspace van die workspace.

Slack verbinden onder Integrations staat hier los van: je hebt nog steeds Connect nodig voor overzichten en support-DM's, ook als gebruikers zich al aanmelden met Slack.

7. Support in Slack

Wanneer supportantwoorden via DM zijn ingeschakeld:

1. Cortena Support kan openbare antwoorden naar je sturen in Slack.
2. Antwoord in de Slack-thread om je antwoord aan hetzelfde supportticket toe te voegen.
3. Je kunt Support ook in de app blijven gebruiken. Zie Supporttickets maken, volgen en beantwoorden.

Je kunt vanuit Slack nog geen volledig nieuw supportticket openen, bijvoorbeeld door de bot te vermelden. Gebruik Support in Cortena om tickets te maken.

8. Tips en beperkingen

• Slack moet beschikbaar zijn voor je entiteit. Neem contact op met Cortena als Settings → Integrations → Email → Slack ontbreekt.
• Toegewezen medewerkers hebben een Slack-gebruiker nodig waarvan het e-mailadres overeenkomt met hun Cortena-account, voor DM's en vermeldingen.
• Delegate vanuit Slack is nog niet beschikbaar. Gebruik Cortena voor delegeren.
• Overzichten in kanalen zijn zichtbaar voor iedereen in het kanaal. Alleen gebruikers met de juiste machtigingen kunnen de stap succesvol voltooien.
• Chatten met Cortena als algemene AI-assistent in Slack maakt geen deel uit van deze integratie.
• Als je Slack voor één entiteit ontkoppelt, wordt de app niet automatisch verwijderd uit de Slack-workspace wanneer andere entiteiten deze nog gebruiken.

Gerelateerd: Workflow configureren · Een goedkeuring of beoordeling in wachtstand zetten · Vereisten voor aanmelden bij de workspace

Sneloverzicht