Workflow voor abonnementsfacturen

Wanneer je workspace een gepubliceerde workflow voor Debiteuren gebruikt met een knooppunt Abonnementsfactuur, komt geplande abonnementsfacturering bij die stap in de graph terecht in plaats van automatisch zelfstandig door te gaan. Gereedheidscontroles (contactpersonen, juridisch profiel, factuurregels) bepalen of Cortena de factuur uitgeeft of naar conceptcontrole stuurt.

Gerelateerd: Debiteuren, Workflowconfiguratie en Juridisch profiel van de tenant.

1. Het knooppunt Abonnementsfactuur configureren

1. Open Instellingen → Workflowconfiguratie voor entiteit Debiteurenfactuur.
2. Publiceer een workflow met precies één knooppunt Abonnementsfactuur (secundaire ingang voor abonnementsfacturering).
3. Stel op het knooppunt Lokale tijd (bijvoorbeeld 09:00) en Tijdzone (IANA, bijvoorbeeld Europe/Berlin) in.
4. Verbind één onvoorwaardelijke uitgaande verbinding van Abonnementsfactuur met de volgende stap (meestal een voorwaardelijke vertakking Gereedheid).

De dagelijkse taak voert abonnementsfacturering pas na die lokale tijd uit (omgezet naar UTC). Vorderingen die vanuit abonnementen worden aangemaakt, beginnen bij Abonnementsfactuur, niet bij Invoer.

2. Gereedheid → uitgeven of conceptcontrole

Gebruik na Abonnementsfactuur workflowcriteria om de controles vóór verzending vast te leggen:

• Vertakking Gereed → Als uitgegeven markeren (of jouw stap voor uitgifte).
• Vertakking Niet gereed → Conceptcontrole of een goedkeuringsstap.

Dit vervangt verouderde vlaggen voor automatisch doorgaan per abonnement wanneer de gepubliceerde YAML Abonnementsfactuur bevat.

3. Abonnementenblad en Nu factureren

1. Debiteuren → Abonnementen (synchronisatie met het hoofdspreadsheet) toont elk abonnement en de Volgende factuurdatum.
2. Nu factureren maakt nog steeds direct een vordering aan. Deze volgt dezelfde gepubliceerde workflow vanaf Abonnementsfactuur wanneer de graph dat knooppunt bevat.
3. Volg de voortgang in de lijst met vorderingen en in de workflowbalk van de factuurdetails, net als bij elke andere AR-factuur.

4. Wat er volgens schema gebeurt

Op elke factureringsdag, na de geconfigureerde lokale tijd:

1. Evalueert Cortena de verschuldigde abonnementen voor de tenant.
2. Maakt Cortena voor elk verschuldigd abonnement een vordering aan of zet deze verder in de workflow bij Abonnementsfactuur.
3. Voert de graph de geconfigureerde stappen voor gereedheid, uitgifte, e-mail, export en betaling downstream uit.

In gewone taal: de workflow is de bron van waarheid voor uitgifte of controle, niet verborgen vlaggen per rij in het abonnementenblad.

Tips en beperkingen

• Per gepubliceerde workflow voor vorderingen maximaal één knooppunt Abonnementsfactuur.
• Er is een gepubliceerde workflow voor vorderingen vereist. Graphs die alleen als concept bestaan, sturen geen geplande facturering aan.
• Nu factureren en geplande runs gebruiken dezelfde graph wanneer Abonnementsfactuur aanwezig is.

Snel naslaan