Factuurtags toewijzen (workflowcatalogus)

Pas een gesloten catalogus met tags toe op te betalen facturen met de workflowstap Factuurtags toewijzen. Cortena selecteert overeenkomende labels (of registreert dat geen enkele past) en toont het resultaat in de factuurdetails en in lijstfilters.

1. De catalogus configureren

1. Open Workflowconfiguratie → voeg Factuurtags toewijzen toe.
2. Stel voor elke tagregel het volgende in:
   • Label · Korte naam die op de factuur wordt getoond (bijvoorbeeld Capex).
   • Instructie · Regel in gewone taal die de AI gebruikt om te bepalen of de tag van toepassing is (waar de AI naar moet zoeken in de PDF of in geëxtraheerde velden).
3. Voeg regels toe of verwijder ze met Tag toevoegen / Verwijderen.
4. Publiceer de workflow.

Wanneer de factuur deze stap bereikt, evalueert Cortena de catalogus en slaat de toegewezen tags plus een reden op (zichtbaar in een tooltip).

2. In de factuurdetails

Nadat de stap is uitgevoerd:

• Toegewezen tags verschijnen als badges boven de factuurregels (of in het taggedeelte van de koptekst, afhankelijk van de layout).
• Als geen enkele catalogustag past, verschijnt de badge Geen tags. Beweeg de muis erover voor de reden (bijvoorbeeld omdat niets overeenkwam met de Capex-instructie).
• Tags zijn geen vrije labels voor gebruikers. Ze komen alleen uit gepubliceerde workflowcatalogi op paden waarop Factuurtags toewijzen is uitgevoerd.

3. Filter voor de lijst met te betalen facturen

In de werkruimte voor te betalen facturen:

1. Open de filters → Tags.
2. Selecteer een of meer cataloguslabels om de lijst te verfijnen.
3. Kies Geen tags om facturen te vinden waarvoor de toewijzingsstap is uitgevoerd, maar geen enkele tag overeenkwam (none_matched).

Deep links en dashboardtellingen gebruiken dezelfde tagparameters als de filterbalk.

4. Vertakken met de voorwaarde Factuurtags

Voeg na Factuurtags toewijzen een stap Voorwaarde toe:

Voorbeeld: Factuurtags toewijzen → Voorwaarde (Factuurtags / Geen enkele match) → handmatige controle versus automatisch doorgaan.

Zie ook Workflowconfiguratie voor de bouwer van voorwaarden.

Tips en beperkingen

• Instructies moeten specifiek zijn (drempelbedragen, trefwoorden, typen leveranciers). Vage regels leiden vaker tot het resultaat Geen tags.
• Voor het wijzigen van de catalogus moet je deze publiceren. Verwerk openstaande facturen opnieuw of voer de workflow opnieuw uit als je nieuwe tags met terugwerkende kracht wilt toepassen.
• De waarden voor de voorwaarde Factuurtags zijn de cataloguslabels van Factuurtags toewijzen, geen willekeurige tekenreeksen.
• Gebruik Factuurtenant toewijzen eerst als je entiteiten vóór het taggen wilt routeren.

Snel overzicht