Wanneer een goedkeurder niet beschikbaar is, kan Cortena de goedkeuringsrechten delegeren aan het volgende niveau in je goedkeuringsmatrix, zodat inkoopfacturen niet blijven hangen in Wacht op goedkeuring.
Voor wie: Afdelingshoofden en financiële beheerders die workflows met meerdere goedkeuringsstappen gebruiken en tijdens afwezigheid vervangende goedkeurders nodig hebben.
1. Basisprincipes van de goedkeuringsmatrix
Je goedkeuringsmatrix (spreadsheet of geconfigureerde regels) bepaalt:
- Niveaus · bijvoorbeeld manager → financieel directeur → CFO
- Drempelwaarden · maximumbedragen per niveau
- Toegewezen gebruikers · benoemde gebruikers per niveau
Workflowknopen voor Goedkeuring lezen deze matrix om te bepalen wie elke stap kan voltooien. Zie Goedkeuringsmatrix.
2. Delegeren aan goedkeurders op een niveau
Met delegatie kan een goedkeurder op een niveau goedkeuring geven namens een ontbrekende toegewezen gebruiker, wanneer je matrix dit toestaat:
- De inkoopfactuur staat in Wacht op goedkeuring.
- Een bevoegde vervanger (goedkeurder op het volgende niveau of geconfigureerde back-up) opent de inkoopfactuur.
- De vervanger voltooit de goedkeuring. Dit wordt in Activiteit geregistreerd met de gebruikersnaam van de vervanger.
Delegatie omzeilt geen drempelwaarden. Voor een inkoopfactuur van €50k is nog steeds het juiste niveau nodig, tenzij de matrixregels expliciet escalatie toestaan.
3. Configureren in de workflow
Controleer in Instellingen → Workflow of:
- Voor de knoop Goedkeuring verplichte goedkeuring is ingeschakeld
- Het bepalen van toegewezen gebruikers de matrix gebruikt, niet een lege lijst met toegewezen gebruikers
- De succesverbinding naar de volgende stap leidt, zoals export of een tweede goedkeuring
Lege lijsten met toegewezen gebruikers blokkeren de voltooiing. Los de synchronisatie van de matrix op voordat je live gaat.
4. Terugdraaien en opnieuw goedkeuren
Als de verkeerde persoon heeft goedgekeurd, kan een beheerder de goedkeuringsstap terugdraaien (zie Workflowconfiguratie) en de inkoopfactuur opnieuw routeren.
Naslag
| Onderwerp | Richtlijn |
|---|---|
| Bron van de matrix | Spreadsheet / goedkeuringsconfiguratie van de tenant |
| Vervanger | Goedkeurder op het volgende niveau wanneer dit is toegestaan |
| Audit | Activiteit toont wie heeft goedgekeurd |
| Vastgelopen inkoopfacturen | Controleer de lijst met toegewezen gebruikers en de synchronisatie van de matrix |