Voeg één rij per regelitem (of een brede indeling met kolommen per regel) toe aan een Google Spreadsheet wanneer een factuur of onkostennota de workflowstap Regelitems exporteren naar Google Sheet bereikt. Handig voor rapportage, BI-feeds en audit trails naast de boekhoudexport.
1. De stap toevoegen
- Open Workflow Configuration voor Crediteuren of Onkosten.
- Voeg vanuit het palet Regelitems exporteren naar Google Sheet toe.
- Plaats de stap waar je de export wilt uitvoeren, vaak op een vertakking Gesynchroniseerd na de boekhoudexport of op een parallelle vertakking die alleen voor rapportage dient.
- Publiceer de workflow wanneer de configuratie is voltooid.
2. De node configureren
Vereiste voor Google Drive · Koppel Google Drive onder Settings → Integrations → Data exchange en controleer of de werkruimtemap bestaat. De stap gebruikt het Cortena-serviceaccount (hetzelfde als voor richtlijnen) en schrijft naar Exports binnen je richtlijnenmap.
| Instelling | Wat deze doet |
|---|---|
| Bestemming | Wordt omgezet naar de tenantmap Exports (de link opent in Drive) |
| Sjabloon voor bestandsnaam van spreadsheet | Naam van de spreadsheet; schuine strepen maken submappen aan onder Exports (bijvoorbeeld 2026/Q1 line export) |
| Tabbladen | Toevoegen aan het eerste tabblad · één sheet groeit in de loop van de tijd; Eén tabblad per maand · tabbladnaam YYYY-MM op basis van de factuurdatum (UTC) |
| Indeling van regelitems | Eén rij per regelitem (standaard), of Eén rij per factuur waarbij elke regel een blok kolommen vormt (naam, aantal, netto, btw-%, regeltotaal, boekingsrekening, BU-/btw-code). De brede indeling ondersteunt maximaal 40 regels per factuur |
Gebruik de variabelechips om placeholders (factuurnummer, datums, leverancier, bedragen enzovoort) naar de sjabloon voor de bestandsnaam te kopiëren.
3. Wat er gebeurt wanneer de stap wordt uitgevoerd
Wanneer de workflow deze node bereikt, doet Cortena het volgende:
- Bouwt rijen op basis van de regelitems en kopvelden van de factuur.
- Maakt de doelsheet aan of opent deze onder Exports.
- Voegt rijen toe (idempotent per regel, zodat opnieuw uitvoeren niet dezelfde reg sleutel dupliceert).
- Schrijft een Activiteit naar de factuur met een geslaagde uitvoering, foutmelding of een link om de sheet te openen.
Als Google Drive niet is gekoppeld of de map ontbreekt, mislukt de stap met een duidelijke configuratiemelding op de node.
4. Veelvoorkomende workflows
- Maandelijkse rapportage · Tabbladen = één tabblad per maand; de bestandsnaam bevat
{{invoice_date_yyyy}}. - Audit na export · Exporteren naar boekhouding → Gesynchroniseerd → Regelitems exporteren naar Google Sheet → Factuurstatus instellen.
- Brede export voor finance · Eén rij per factuur wanneer reviewers horizontale regelblokken in Excel/Sheets verkiezen.
Tips en beperkingen
- Vereist Google Drive voor gegevensuitwisseling; dit is geen upload naar de persoonlijke “My Drive” van het account van de gebruiker.
- De brede indeling mislukt met een expliciete foutmelding wanneer een factuur meer dan 40 regels bevat.
- Beschikbaar voor workflows voor facturen en onkosten.
- Gebruik voor pdf-archivering (niet voor regelrasters) in plaats daarvan Document naar Google Drive sturen.
Snel overzicht
| Taak | Waar |
|---|---|
| Drive koppelen | Settings → Integrations → Data exchange |
| Stap toevoegen | Workflow Configuration → Regelitems exporteren naar Google Sheet |
| Uitvoerlocatie | Werkruimte-map Exports (onder de hoofdmap voor richtlijnen) |
| Uitvoering controleren | Activiteit van de factuur → item voor Google Sheets-export |
| Sheet openen | Link in Activiteit of Exports in Drive |