Gebruik de workflow-node E-mail verzenden voor debiteurenfacturen om een bericht in je huisstijl naar de klant te sturen. Cortena haalt de ontvanger uit de klantgegevens, ondersteunt template-varianten, voegt altijd de factuur-PDF toe en laat je het bericht vóór verzending in een lightbox bewerken en bekijken.
1. Voeg E-mail verzenden toe na Markeren als uitgegeven
- Open Instellingen → Workflowconfiguratie → entiteit Debiteurenfactuur.
- Voeg na Markeren als uitgegeven E-mail verzenden toe (het standaardpatroon in veel templates).
- Configureer:
- Aan: Klant (het facturatiecontact in de debiteurenstamgegevens).
- Onderwerp / bericht: template met varianten als je A/B-tests of landspecifieke teksten gebruikt.
- PDF bijvoegen: altijd ingeschakeld voor verzending vanuit debiteuren (factuur-PDF wordt toegevoegd).
Hiervoor moeten de domeinen van E-mail uitgaand zijn geverifieerd als je vanuit je eigen domein verzendt. Zie E-mail uitgaand.
2. Bewerk en bekijk vóór verzending
Wanneer de workflow E-mail verzenden bereikt:
- Cortena opent de lightbox Bewerken en bekijken (onderwerp, bericht, ontvanger).
- Controleer de huisstijl en placeholders en pas de tekst zo nodig aan.
- Bevestig de verzending. De PDF-bijlage komt overeen met het bestand van de uitgegeven factuur.
Medewerkers met toestemming om de stap te voltooien kunnen de e-mail bewerken. Alleen-lezengebruikers kunnen uitsluitend een voorbeeld bekijken.
3. Ontvanger en varianten voor de klant
| Instelling | Gedrag |
|---|---|
| Aan: Klant | Gebruikt het primaire facturatie-e-mailadres uit Debiteuren → Klanten |
| Varianten | Kies een templatevariant in de node of tijdens het verzenden als er meerdere zijn gedefinieerd |
| De PDF van de uitgegeven debiteurenfactuur wordt automatisch bijgevoegd |
Als er geen facturatie-e-mailadres bestaat, toont de stap een blokkerende reden. Corrigeer het klantcontact voordat je de workflowstap opnieuw probeert.
Tips en beperkingen
- De node is alleen van toepassing op workflows voor Debiteurenfactuur.
- De PDF geeft de status uitgegeven weer. Conceptwatermerken worden niet verzonden.
- Combineer dit met Uitgaande ZUGFeRD wanneer je hybride e-facturen uitgeeft. De bijlage is de opgeslagen PDF van de uitgegeven factuur.
- De workflow moet na uitgifte E-mail verzenden bereiken. Overgeslagen stappen verzenden geen e-mail.
Snel naslagoverzicht
| Taak | Waar |
|---|---|
| Verzending na uitgifte instellen | Workflow → Markeren als uitgegeven → E-mail verzenden |
| Domein verifiëren | Instellingen → Integraties → E-mail → E-mail uitgaand |
| Ontvanger corrigeren | Debiteuren → Klanten → facturatiecontact |
| Voorbeeld tijdens runtime bekijken | Workflowstap → lightbox Bewerken en bekijken |