Genehmigung oder Prüfung zurückstellen

Stellen Sie eine Rechnung in einem Schritt für Approval oder Review zurück, ohne sie zu genehmigen oder abzulehnen. Der Dokumentstatus wird zu On hold und das Dokument wird in den dedizierten Listen-Tab Hold verschoben, bis jemand Approve, Mark reviewed oder Reject auswählt. Dadurch wird die Zurückstellung aufgehoben und der Workflow fortgesetzt.

1. Hold für einen Workflow-Schritt aktivieren

Hold ist für jeden Genehmigungs- oder Prüfknoten optional aktivierbar.

1. Öffnen Sie Settings → Workflow für den Workspace, für Verbindlichkeiten, Ausgaben oder Forderungen.
2. Wählen Sie einen Schritt Approval oder Review aus.
3. Aktivieren Sie Allow hold.
4. Aktivieren Sie optional Require comment for hold, wenn die zuständigen Personen erläutern müssen, warum das Dokument zurückgestellt wird.
5. Veröffentlichen Sie den Workflow, sobald Sie bereit sind.

Solange nicht mindestens ein manueller Schritt Allow hold aktiviert hat, bleibt der Listen-Tab Hold ausgeblendet.

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2. Ein Dokument über die Workflow-Leiste zurückstellen

1. Öffnen Sie die Rechnung oder die Ausgabe bzw. Forderung, die auf diesen Approval- oder Review-Schritt wartet.
2. Klicken Sie in der Workflow-Leiste auf Hold, zwischen Approve bzw. Mark reviewed und Reject, sofern Ablehnen verfügbar ist.
3. Fügen Sie im Dialog Put on hold optional oder verpflichtend einen Kommentar mit demselben Rich-Text-Editor wie in Activity hinzu.
4. Bestätigen Sie mit Put on hold oder drücken Sie ⌘/Ctrl+Enter.

Cortena:

• Belässt den Workflow im selben Schritt. Hold führt den Workflow nicht weiter.
• Setzt den Status auf On hold.
• Zeigt in der Leiste ein deaktiviertes Steuerelement Held an. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um den Kommentar zur Zurückstellung anzuzeigen, sofern einer eingegeben wurde.
• Fügt eine Activity-Zeile wie „hat die Prüfung zurückgestellt“ bzw. „hat die Genehmigung zurückgestellt“ hinzu und veröffentlicht den Kommentar bei Verbindlichkeiten und Ausgaben in Activity, sofern Sie einen eingegeben haben.

3. Zurückgestellte Dokumente finden, Tab Hold

Zurückgestellte Elemente erscheinen nur im Listen-Tab Hold, nicht unter Review oder Approval.

• Payables und Expenses, Tab Hold, nach Approval, sofern dieser Tab vorhanden ist.
• Accounts Receivable, derselbe Tab Hold, wenn Hold im AR-Workflow aktiviert ist.

Verwenden Sie diesen Tab, um die zurückgestellte Warteschlange zu bearbeiten, ohne sie mit den täglichen Prüfungs- oder Genehmigungszahlen zu vermischen. Das Status-Badge jeder Zeile zeigt weiterhin On hold an.

4. Zurückstellung beenden, Approve, Mark reviewed oder Reject

Es gibt keine separate Aktion zum Fortsetzen.

• Approve bzw. Mark reviewed hebt die Zurückstellung auf und schließt den Schritt wie gewohnt ab.
• Reject hebt die Zurückstellung auf und folgt dem Ablehnungspfad. Die Regeln für den Ablehnungsgrund bleiben unverändert.

Nach einer erfolgreichen Genehmigung, Prüfung oder Ablehnung verlässt das Dokument den Status On hold und folgt dem nächsten Workflow-Status.

Verwandte Themen: Status-Tabs der Liste für Verbindlichkeiten, Massenweise genehmigen und als geprüft markieren, Kommentar zur Rechnungsaktivität.

Tipps und Einschränkungen

• Hold ist nur verfügbar, wenn der Knoten Allow hold aktiviert hat und Sie den Schritt abschließen dürfen. Es gelten dieselben Regeln für zuständige Personen und Berechtigungen wie bei Approve.
• Approve bzw. Mark reviewed in der Massenverarbeitung der Liste funktioniert weiterhin für zurückgestellte Rechnungen, wenn Sie dazu berechtigt sind. Durch den Abschluss des Schritts wird die Zurückstellung aufgehoben. Eine Massenaktion Put on hold gibt es derzeit nicht.
• Abstimmungsleisten für Bankabstimmungen sind von dieser Hold-Funktion ausgeschlossen.
• Accounts Receivable speichert den Grund der Zurückstellung im Workflow und in der Activity-Beschreibung. Bei Verbindlichkeiten und Ausgaben wird zusätzlich ein Activity-Chatkommentar veröffentlicht, wenn Sie einen eingeben.

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