Fügt eine Zeile pro Belegposition (oder ein breites Layout mit Spalten pro Position) zu einer Google-Tabelle hinzu, wenn eine Rechnung oder Ausgabe den Workflow-Schritt Belegpositionen in Google Sheet exportieren erreicht. Nützlich für Berichte, BI-Datenfeeds und Prüfpfade zusätzlich zum Export in die Buchhaltung.
1. Schritt hinzufügen
- Öffnen Sie die Workflow-Konfiguration für Verbindlichkeiten oder Ausgaben.
- Fügen Sie aus der Palette Belegpositionen in Google Sheet exportieren hinzu.
- Platzieren Sie den Schritt an der Stelle, an der der Export ausgeführt werden soll, häufig in einem Synchronisiert-Zweig nach dem Export in die Buchhaltung oder in einem parallelen Zweig ausschließlich für Berichte.
- Veröffentlichen Sie den Workflow, sobald die Konfiguration abgeschlossen ist.
2. Knoten konfigurieren
Voraussetzung für Google Drive · Verbinden Sie Google Drive unter Einstellungen → Integrationen → Datenaustausch und stellen Sie sicher, dass der Workspace-Ordner vorhanden ist. Der Schritt verwendet das Cortena-Dienstkonto (dasselbe wie für Richtlinien) und schreibt in den Ordner Exports innerhalb Ihres Richtlinienordners.
| Einstellung | Funktion |
|---|---|
| Ziel | Wird zum Exports-Ordner des Mandanten aufgelöst (der Link öffnet Drive) |
| Vorlage für den Tabellendateinamen | Name der Tabelle; Schrägstriche erstellen Unterordner unter Exports (z. B. 2026/Q1 line export) |
| Tabellenblätter | An das erste Tabellenblatt anhängen · ein einzelnes Tabellenblatt wächst mit der Zeit; Ein Tabellenblatt pro Monat · Tabellenblattname YYYY-MM aus dem Rechnungsdatum (UTC) |
| Layout der Belegpositionen | Eine Zeile pro Belegposition (Standard) oder Eine Zeile pro Rechnung mit jeder Position als Spaltenblock (Name, Menge, Netto, USt. %, Positionssumme, Buchungskonto, BU-/USt.-Code). Das breite Layout unterstützt bis zu 40 Positionen pro Rechnung |
Verwenden Sie die Variablen-Chips, um Platzhalter (Rechnungsnummer, Datumsangaben, Lieferant, Beträge usw.) in die Dateinamensvorlage zu kopieren.
3. Was beim Ausführen des Schritts geschieht
Wenn der Workflow diesen Knoten erreicht, führt Cortena folgende Aktionen aus:
- Erstellt Zeilen aus den Belegpositionen und den Kopffeldern der Rechnung.
- Erstellt die Zieltabelle unter Exports oder öffnet sie.
- Hängt Zeilen an (idempotent pro Position, sodass erneute Ausführungen nicht denselben Positionsschlüssel duplizieren).
- Schreibt einen Aktivitätseintrag auf der Rechnung mit Erfolg, Fehler oder einem Link zum Öffnen der Tabelle.
Wenn Google Drive nicht verbunden oder der Ordner nicht vorhanden ist, schlägt der Schritt mit einer eindeutigen Konfigurationsmeldung auf dem Knoten fehl.
4. Häufige Workflows
- Monatliches Reporting · Tabellenblätter = ein Tabellenblatt pro Monat; der Dateiname enthält
{{invoice_date_yyyy}}. - Prüfung nach dem Export · In die Buchhaltung exportieren → Synchronisiert → Belegpositionen in Google Sheet exportieren → Rechnungsstatus festlegen.
- Breiter Export für die Finanzabteilung · Eine Zeile pro Rechnung, wenn Prüfer horizontale Positionsblöcke in Excel/Sheets bevorzugen.
Tipps und Einschränkungen
- Erfordert den Datenaustausch über Google Drive; kein Upload in das persönliche „My Drive“ des Benutzerkontos.
- Das breite Layout schlägt mit einem eindeutigen Fehler fehl, wenn eine Rechnung mehr als 40 Positionen enthält.
- Für Rechnungs- und Ausgaben-Workflows verfügbar.
- Für die PDF-Archivierung (nicht für Positionsraster) verwenden Sie stattdessen Dokument an Google Drive senden.
Kurzübersicht
| Aufgabe | Pfad |
|---|---|
| Drive verbinden | Einstellungen → Integrationen → Datenaustausch |
| Schritt hinzufügen | Workflow-Konfiguration → Belegpositionen in Google Sheet exportieren |
| Ausgabespeicherort | Workspace-Ordner Exports (unter dem Richtlinien-Stammordner) |
| Ausführung bestätigen | Aktivitäten der Rechnung → Eintrag zum Google-Sheets-Export |
| Tabelle öffnen | Link in Aktivitäten oder Exports in Drive |