Rechnungsmandant zuweisen (Routing über mehrere Mandanten)

Leiten Sie eingehende Verbindlichkeiten aus einem gemeinsamen Importpostfach an den richtigen untergeordneten Arbeitsbereich weiter, bevor Abgleich und Genehmigung erfolgen. So kann ein Postfach für eine Gruppe von Rechtsträgern verwendet werden.

1. „Rechnungsmandant zuweisen“ hinzufügen und konfigurieren

1. Öffnen Sie die Workflow-Konfiguration für Verbindlichkeiten in dem Mandanten, der Importe empfängt, häufig im übergeordneten Mandanten oder im Mandanten des gemeinsamen Postfachs.
2. Fügen Sie Rechnungsmandant zuweisen früh im Ablauf hinzu, typischerweise nach der Extraktion und vor dem Abgleich oder einer rechtsträgerspezifischen Genehmigung.
3. Fügen Sie Regeln von oben nach unten hinzu. Die Verarbeitung endet beim ersten Treffer.

Wählen Sie für jede Regel:

Legen Sie anschließend unter Zielmandant den Arbeitsbereich fest, in dem die Rechnung verarbeitet werden soll.

Muster · Ein Muster pro Zeile. Verwenden Sie die Platzhalter * und ?; ein Backslash hebt die Sonderfunktion von Zeichen auf. Beispiele für Unternehmensmuster: Acme*, Example GmbH. Ländermuster: DE, AT, CH.

Ziehen Sie Regeln am Ziehpunkt, um sie neu anzuordnen. Benutzer, die den Knoten bearbeiten, müssen Zugriff auf jeden aufgeführten Zielmandanten haben. Andernfalls bleibt der Schritt gesperrt, bis ein Administrator ihn aktualisiert.

2. Was geschieht, wenn eine Regel zutrifft

Wenn eine importierte Rechnung diesen Schritt erreicht:

1. Cortena wertet die Regeln in ihrer Reihenfolge aus.
2. Beim ersten Treffer wird die Rechnung für den restlichen Verarbeitungsprozess, einschließlich Abgleich, Workflow und Export, dem Zielmandanten zugewiesen.
3. Wenn keine Regel zutrifft, verbleibt die Rechnung im Importmandanten. Fügen Sie eine Auffangregel oder eine Bedingung für Rechnungsmandant hinzu, um Ausnahmen zu behandeln.

Rechnungen, die sich bereits in einem untergeordneten Mandanten befinden, werden durch diesen Schritt nicht zurückverschoben, es sei denn, Ihr Ablauf leitet sie ausdrücklich erneut weiter.

3. Typischer Aufbau eines Postfachs mit mehreren Mandanten

Import (Postfach des übergeordneten Mandanten)
  → Rechnungsmandant zuweisen
  → Bedingung (optional: Rechnungsmandant / Dokumenttyp)
  → Prüfung / Genehmigung (mandantenspezifischer Workflow im untergeordneten Mandanten)
  → Export in die Buchhaltung

Verwenden Sie Rechnungsmandant in Bedingungen, wenn verschiedene Rechtsträger nach dem Routing unterschiedliche Abläufe benötigen.

Tipps und Einschränkungen

• Nur Workflows für Verbindlichkeiten. Dieser Knoten ist in Diagrammen für Forderungen oder Ausgaben nicht verfügbar.
• Die Extraktion verwendet den Mandanten des Importpostfachs. Routingregeln werden aus der jeweils wirksamen Workflow-Definition geladen, also aus dem übergeordneten Mandanten, wenn die Workflow-Vererbung aktiviert ist.
• Zielmandanten müssen Arbeitsbereiche sein, auf die Ihr Benutzer mit Veröffentlichungsberechtigung zugreifen kann.
• Für tagbasiertes Routing nach der Zuweisung des Mandanten kombinieren Sie diesen Schritt mit Rechnungstags zuweisen und Bedingungen für Rechnungstags.

Kurzübersicht