Dieser Leitfaden erläutert, wie die Freigabematrix bestimmt, wer eine Rechnung freigeben muss, wie Sie die Tabelle pflegen und was Führungskräfte sehen, während Rechnungen auf ihre Freigabe warten.
Zielgruppe: Finanzadministratoren und Abteilungsleitungen, die Betragsstufen, Kostenstellen und mehrstufige Freigaben für einen oder mehrere Mandanten einrichten.
Funktion der Matrix
Die Matrix legt anhand von Betrag, Mandant und Dimensionen wie beispielsweise der Kostenstelle fest, wer eine Freigabe erteilen muss. Freigabe-Knoten im Workflow lesen diese Regeln aus, damit die Zuweisungen den Richtlinien entsprechen.
1. Tabelle pflegen
Pflegen Sie eine übersichtliche Tabelle oder eine synchronisierte Konfiguration mit Stufen, Schwellenwerten und namentlich benannten Freigabeverantwortlichen. Bevorzugen Sie Regeln, die auf der größten Position oder dem Rechnungskopf basieren und sich gegenüber Prüfern nachvollziehbar erläutern lassen. Vermeiden Sie sich überschneidende Stufen, die zu Blockaden führen.
2. Workflow-Knoten für die Freigabe einbinden
Öffnen Sie unter Einstellungen → Workflow den Knoten Freigabe und verknüpfen Sie ihn mit der Matrix. Aktivieren Sie die obligatorische Freigabe, verbinden Sie den Pfad Freigegeben mit dem nächsten Schritt und veröffentlichen Sie den Workflow.
3. Ansicht für Führungskräfte
Führungskräfte öffnen Rechnungen unter Warten auf Freigabe und sehen den Freigabestatus des aktuellen Schritts. In den Listen ausstehender Freigaben wird angezeigt, wer noch tätig werden muss.
Wenn die Richtlinie von Rechnungspositionen abhängt, beispielsweise von der Kostenstelle oder dem Betrag je Position, heben Sie die relevanten Positionen hervor. So erkennen die Freigabeverantwortlichen, was die Weiterleitung ausgelöst hat.
Empfehlungen zur Gestaltung
- Bevorzugen Sie Regeln, die auf der größten Position oder dem Rechnungskopf basieren und sich gegenüber Prüfern nachvollziehbar erläutern lassen
- Vermeiden Sie sich überschneidende Stufen, die zu Blockaden führen
- Richten Sie eine Delegation als Urlaubsvertretung ein
Mehrere Mandanten
Legen Sie Matrizen je Mandant fest, wenn innerhalb der Gruppe unterschiedliche Richtlinien gelten. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows für mehrere Mandanten.