Slack: Anmeldung, Genehmigungen und Support

Verbinden Sie Ihren Slack-Workspace mit Cortena, damit Verantwortliche Genehmigungs- und Prüfzusammenfassungen per Direktnachricht und/oder in einem Kanal erhalten, mit denselben Schaltflächen wie in Cortena handeln können und Support-Antworten erhalten, die sie aus Slack beantworten können. Sie können sich auf der Anmeldeseite auch mit Sign in with Slack anmelden, wenn Ihr Workspace dies zulässt.

1. Was Slack in Cortena ermöglicht

Eine Installation in einem Slack-Workspace kann mehrere Cortena-Entitäten (Mandanten) abdecken. Sie wählen diese beim Verbinden aus.

2. Slack verbinden (Einstellungen)

1. Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen → E-Mail → Slack.
2. Klicken Sie auf Connect. Sie benötigen die Berechtigung, Buchhaltungs- und Integrationstools für diese Entität zu verbinden.
3. Autorisieren Sie die Cortena FinOps-Slack-App in Ihrem Workspace.
4. Wählen Sie auf dem Cortena-Bestätigungsbildschirm aus, welche Entitäten dieser Slack-Workspace abdecken soll.
5. Wählen Sie anschließend unter Einstellungen aus, wie Zusammenfassungen für diese Entität zugestellt werden:

Wählen Sie Standardkanäle, wenn Sie Kanalbenachrichtigungen verwenden. Das ist für einen zentralen Finanzkanal nützlich, anstelle von oder zusätzlich zu persönlichen Direktnachrichten.

3. Slack für Workflow-Schritte aktivieren

Slack zu verbinden reicht allein nicht aus. Aktivieren Sie Slack für jeden Prüfungs- oder Genehmigungsknoten, der Zusammenfassungen senden soll:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workflow oder Ihren Workflow-Editor.
2. Wählen Sie den Schritt Prüfung oder Genehmigung aus.
3. Aktivieren Sie im Bereich für Benachrichtigungen und Zusammenfassungen Slack. Sie können E-Mail zusätzlich aktiviert lassen.
4. Veröffentlichen Sie den Workflow, sobald er bereit ist.

Erinnerungen verwenden dieselben Slack-Kanaleinstellungen wie die erste Benachrichtigung für diesen Schritt.

Derzeit unterstützen nur Prüfungs- und Genehmigungsknoten diese Zusammenfassungen.

4. Mit einer Slack-Zusammenfassung arbeiten

Eine typische Zusammenfassung enthält den Namen der Entität, die Rechnungsnummer, den Lieferanten, den Betrag, den Schrittnamen, die Wartezeit und Open in Cortena.

Die Schaltflächen folgen denselben Regeln wie in Cortena:

Berechtigungen gelten weiterhin: Wenn Sie den Schritt nicht abschließen dürfen, gibt Slack einen Fehler zurück, selbst wenn Sie die Nachricht sehen können, zum Beispiel in einem gemeinsamen Kanal.

Reject kann ein kurzes Formular öffnen, wenn ein Grund erforderlich ist. Hold öffnet ein Formular für einen optionalen oder erforderlichen Kommentar, abhängig vom Schritt.

Nach einer erfolgreichen Aktion bleiben die Rechnungsdetails in der Nachricht erhalten. Die Schaltflächen werden durch eine Statuszeile wie Approved by @you, Reviewed by @you, Rejected by @you oder Held by @you ersetzt.

5. Mit der Cortena-App synchronisieren

Slack und Cortena bleiben für dieselbe Rechnung und denselben Workflow-Schritt synchron:

• In Slack handeln → Die Rechnung wird in Cortena weitergeleitet. Liste und Detailansicht werden über die Live-Verbindung aktualisiert, ohne dass die Seite vollständig neu geladen werden muss.
• In Cortena handeln (genehmigen, als geprüft markieren, ablehnen oder zurückstellen) → Übereinstimmende Slack-Zusammenfassungen für diesen Schritt werden auf denselben Status aktualisiert.
• Kopien derselben Zusammenfassung als Direktnachricht und im Kanal werden beide aktualisiert.
• Spätere Schritte ändern frühere Schritte nicht. Eine Ablehnung bei der Genehmigung ändert beispielsweise nicht die Nachricht zu einer abgeschlossenen Prüfung.
• Eine Rechnung archivieren oder löschen → Offene Zusammenfassungen verlieren ihre Schaltflächen und zeigen an, dass die Rechnung archiviert oder gelöscht wurde.

Doppelte Rechnungen, die nicht für Workflow-Zusammenfassungen infrage kommen, lösen nicht weiterhin Slack-Benachrichtigungen zu Genehmigungen aus.

6. Mit Slack anmelden

Auf dem Cortena-Anmeldebildschirm wird möglicherweise Sign in with Slack angezeigt. Dabei wird dieselbe Slack-App wie bei Integrationen verwendet, jedoch ausschließlich zur Authentifizierung.

Ob die Slack-Anmeldung für eine bestimmte Entität akzeptiert wird, hängt von den Anforderungen für die Workspace-Anmeldung dieses Workspaces ab.

Das Verbinden von Slack unter Integrationen ist davon unabhängig: Sie benötigen weiterhin Connect für Zusammenfassungen und Support-Direktnachrichten, auch wenn sich Benutzer bereits mit Slack anmelden.

7. Support in Slack

Wenn Support-Antworten per Direktnachricht aktiviert sind:

1. Der Cortena Support kann Ihnen öffentliche Antworten in Slack senden.
2. Antworten Sie im Slack-Thread, um Ihre Antwort demselben Support-Ticket hinzuzufügen.
3. Sie können weiterhin den Support in der App verwenden. Siehe Support-Tickets erstellen, verfolgen und beantworten.

Sie können in Slack noch kein völlig neues Support-Ticket eröffnen, zum Beispiel durch Erwähnen des Bots. Verwenden Sie zum Erstellen von Tickets den Support in Cortena.

8. Tipps und Einschränkungen

• Slack muss für Ihre Entität verfügbar sein. Wenden Sie sich an Cortena, wenn Einstellungen → Integrationen → E-Mail → Slack fehlt.
• Verantwortliche benötigen einen Slack-Benutzer, dessen E-Mail-Adresse mit ihrem Cortena-Konto übereinstimmt, damit Direktnachrichten und Erwähnungen funktionieren.
• Delegate ist in Slack noch nicht verfügbar. Verwenden Sie Cortena für die Delegation.
• Kanalzusammenfassungen sind für alle Personen im Kanal sichtbar. Nur berechtigte Benutzer können den Schritt erfolgreich abschließen.
• Ein Chat mit Cortena als allgemeinem KI-Assistenten innerhalb von Slack ist nicht Teil dieser Integration.
• Wenn Sie Slack für eine Entität trennen, wird die App nicht automatisch aus dem Slack-Workspace entfernt, solange andere Entitäten sie noch verwenden.

Verwandte Themen: Workflow-Konfiguration · Genehmigung oder Prüfung zurückstellen · Anforderungen für die Workspace-Anmeldung

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