Verwenden Sie den Workflow-Knoten E-Mail senden für Forderungsrechnungen, um dem Kunden eine markenkonforme Nachricht zu senden. Cortena ermittelt den Empfänger aus dem Kundenstammdatensatz, unterstützt Varianten von Vorlagen, fügt immer die PDF-Rechnung an und ermöglicht es Ihnen, die Nachricht vor dem Versand in einer Lightbox zu bearbeiten und in der Vorschau anzuzeigen.
1. „E-Mail senden“ nach „Als ausgestellt markieren“ hinzufügen
- Öffnen Sie Einstellungen → Workflow-Konfiguration → Entität Forderungsrechnung.
- Fügen Sie nach Als ausgestellt markieren den Knoten E-Mail senden hinzu. Dies ist das Standardmuster in vielen Vorlagen.
- Konfigurieren Sie:
- An: Kunde (abrechnungsbezogener Kontakt im Kundenstammdatensatz der Forderung).
- Betreff / Text: Vorlage mit Varianten, wenn Sie A/B-Tests oder lokalisierungsspezifische Texte verwenden.
- PDF anhängen: Für den Versand im Forderungsmanagement immer aktiviert. Die PDF-Rechnung wird angehängt.
Wenn Sie über Ihre eigene Domain versenden, müssen Domains für Email Outbound verifiziert sein. Siehe Email Outbound.
2. Vor dem Versand bearbeiten und in der Vorschau anzeigen
Wenn der Workflow E-Mail senden erreicht:
- Cortena öffnet die Lightbox Bearbeiten und Vorschau mit Betreff, Text und Empfänger.
- Prüfen Sie Branding und Platzhalter und passen Sie den Text bei Bedarf an.
- Bestätigen Sie den Versand. Der PDF-Anhang entspricht der ausgestellten Rechnungsdatei.
Mitarbeiter mit der Berechtigung, den Schritt abzuschließen, können ihn bearbeiten. Benutzer mit Leserechten sehen nur die Vorschau.
3. Kundenempfänger und Varianten
| Einstellung | Verhalten |
|---|---|
| An: Kunde | Verwendet die primäre E-Mail-Adresse für die Abrechnung unter Forderungen → Kunden |
| Varianten | Wählen Sie eine Vorlagenvariante am Knoten oder zum Versandzeitpunkt aus, wenn mehrere Varianten definiert sind |
| Die ausgestellte PDF der Forderung wird automatisch angehängt |
Wenn keine E-Mail-Adresse für die Abrechnung vorhanden ist, zeigt der Schritt einen blockierenden Grund an. Korrigieren Sie den Kundenkontakt, bevor Sie den Workflowschritt erneut ausführen.
Tipps und Einschränkungen
- Der Knoten gilt nur für Workflows der Entität Forderungsrechnung.
- Die PDF spiegelt den ausgestellten Status wider. Entwurfswasserzeichen werden nicht versendet.
- Kombinieren Sie den Knoten mit Outbound ZUGFeRD, wenn Sie hybride E-Rechnungen ausstellen. Der Anhang ist die gespeicherte ausgestellte PDF.
- Der Workflow muss nach der Ausstellung E-Mail senden erreichen. Übersprungene Schritte versenden keine E-Mail.
Kurzübersicht
| Aufgabe | Ort |
|---|---|
| Versand nach der Ausstellung einrichten | Workflow → Als ausgestellt markieren → E-Mail senden |
| Domain verifizieren | Einstellungen → Integrationen → E-Mail → Email Outbound |
| Empfänger korrigieren | Forderungen → Kunden → Kontakt für die Abrechnung |
| Vorschau zur Laufzeit anzeigen | Workflowschritt → Lightbox Bearbeiten und Vorschau |