Wanneer je de boekhoudvoorkeuren van Cortena instelt, geef je je AI-agent werkinstructies. Je vult dus geen algemene instellingen in.
De richtlijnen die je opgeeft, vormen de basis voor de beslissingen van de agent. Wanneer Cortena een factuur van een leverancier ziet, raadpleegt het je regels om te bepalen welke grootboekrekening, kostenplaats en btw-code van toepassing zijn. Hoe uitgebreider je instructies, hoe meer de agent kan verwerken zonder je om hulp te vragen.
Zie het als een briefing voor een zeer bekwame nieuwe collega: hoe specifieker en vollediger deze is, hoe minder vragen diegene hoeft te stellen.
Je instellingen openen
Pad: Instellingen → Boekhoudvoorkeuren
Hier vind je een verzameling Google Docs die de contextuele basis vormen voor de AI-agents van Cortena.
Wat je kunt configureren
Rekeningschema. Cortena wordt geleverd met het DATEV-rekeningschema (SKR04). Je kunt dit beperken tot de rekeningen die je organisatie daadwerkelijk gebruikt, voorbeelden per rekening toevoegen en specifieke richtlijnen geven voor de verwerking van bepaalde leveranciers of documenttypen.
Crediteuren- en leverancierslijst. Houd een lijst van je leveranciers bij. Cortena gebruikt deze om leveranciers te herkennen en leveranciersspecifieke regels toe te passen.
Boekingshistorie. Historische boekingspatronen helpen Cortena om eerdere keuzes te begrijpen en consistent te boeken. Hoe meer context je biedt, hoe nauwkeuriger de koppeling.
Btw- en belastingcodes. Definieer de belastingcodes die in jouw rechtsgebied worden gebruikt en geef aan wanneer elke code van toepassing is.
Richtlijnen voor de volledigheid van facturen. Geef aan welke informatie je bedrijf, naast de standaardvereisten, verplicht op een factuur wil zien.
Toewijzing aan kostenplaatsen. Definieer je kostenplaatsstructuur en hoe kosten moeten worden toegewezen. Als kostenplaatsen zijn gebaseerd op personen, teams, projectcodes of combinaties daarvan, leg je die logica hier vast. Cortena past deze vervolgens consistent toe.
Tips voor de configuratie
- Begin met je bestaande rekeningschema en verfijn dit vervolgens.
- Voeg voorbeelden per rekening toe, bijvoorbeeld: "Rekening 4000 · Kantoorartikelen: pennen, papier, notitieblokken".
- Wees specifiek over regels voor leveranciers, bijvoorbeeld: "Facturen van XYZ Corp gebruiken altijd kostenplaats #5".
- Als je complexe toewijzingsregels hebt, bijvoorbeeld voor projecten, afdelingen of aanvullende codes, leg deze dan duidelijk vast in het kostenplaatsenbestand.
- Test na elke wijziging een paar facturen, zodat je kunt zien hoe Cortena reageert. Het systeem is bedoeld om stapsgewijs te worden verfijnd.
Voorbeeldconfiguratie
Rekeningschema
- Rekening 4000 · Kantoorartikelen (schrijfwaren, pennen, papier, ordners)
- Rekening 5000 · IT en software (licenties, abonnementen, hardware)
- Rekening 6100 · Nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, internet)
- Rekening 7200 · Professionele diensten (advies, juridische dienstverlening, boekhouding)
Kostenplaatsen
- Kostenplaats 01 · Marketing
- Kostenplaats 02 · Engineering
- Kostenplaats 03 · Operations
- Kostenplaats 04 · Algemeen management
Volgende stap
Nadat je alles hebt geconfigureerd, koppel je je boekhoudsysteem. Zie Je boekhoudsysteem koppelen. Lees Agents instrueren over boekingsrekeningen voor informatie over het opstellen van duidelijke koppelingsregels.