Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die vorläufige Buchung in Twinfield in Cortena verwenden, einen Schritt zur internen Freigabe durchführen und anschließend dieselbe Einkaufsbuchung in Twinfield endgültig buchen, sobald Ihr Team sie freigegeben hat.
Für wen dieser Leitfaden gedacht ist: Finanzteams, die Twinfield verwenden und Rechnungen frühzeitig im Hauptbuch anzeigen möchten, also zunächst vorläufig buchen, während Cortena weiterhin eine Freigabestufe vor der endgültigen Buchung steuert.
Was Sie von Anfang bis Ende erhalten
- Vorbereitung der Buchhaltung · Extraktion, Zuordnung und alle vorherigen Prüfungs- oder Freigabeschritte.
- Vorläufiger Export · Cortena sendet die Rechnung als vorläufige Einkaufsbuchung (INK) an Twinfield.
- Interne Freigabe · Die Rechnung wartet in Cortena auf eine Approval- oder Review-Stufe. Twinfield zeigt den vorläufigen Eintrag bereits an.
- Endgültiger Export · Nach der Freigabe aktualisiert Cortena dieselbe Twinfield-Transaktion und bucht sie als endgültig.
- Synchronisiert markieren · Eine Set invoice status-Stufe setzt das Kennzeichen in der Liste auf Synced.
Voraussetzungen
- Twinfield ist verbunden und die Referenzdaten sind synchronisiert. Siehe Twinfield.
- Der Transaktionstyp für Einkaufsbuchungen ist ausgewählt und Document Imaging ist konfiguriert.
- Sie können den Invoice workflow des Mandanten bearbeiten und veröffentlichen.
1. Workflow erstellen
Öffnen Sie Settings → Workflows → Invoice workflow und fügen Sie zwei Export to accounting-Knoten sowie eine Freigabestufe dazwischen hinzu.
| Reihenfolge | Knoten (Beispiel) | Typ | Konfiguration |
|---|---|---|---|
| 1 | Provisional Export | Export to accounting | Ziel: Twinfield · Buchungsstufe: Provisional |
| 2 | Enforce Approval of Booking | Approval | Freigebende zuweisen · Approved mit dem nächsten Export verbinden |
| 3 | Mark Final in Accounting | Export to accounting | Ziel: Twinfield · Buchungsstufe: Final |
| 4 | Mark synced | Set invoice status | Anzeigestatus: Synced |
Verbinden Sie die Kanten über den Success-Ausgang jedes Exportknotens. Verwenden Sie bei Approval den Ausgang Approved, um den Knoten für den endgültigen Export zu erreichen.
2. Was in Twinfield geschieht
| Stufe | Aktion von Cortena | Ergebnis in Twinfield |
|---|---|---|
| Vorläufiger Export | Erstellt eine INK-Einkaufstransaktion | Die Transaktion wird mit dem Status provisional angezeigt |
| Freigabe | Nur ein manueller Schritt in Cortena | Keine Änderung in Twinfield |
| Endgültiger Export | Aktualisiert die gleiche Transaktionsnummer | Die Buchung wird endgültig gebucht |
| Synchronisiert markieren | Setzt den Listenstatus in Cortena | Die Rechnung wird in Cortena als Synced angezeigt |
3. Den Ablauf mit einer echten Rechnung ausführen
- Wenn die Rechnung Provisional Export erreicht, verwenden Sie Export to Twinfield oder Auto.
- Die freigebenden Personen schließen den Freigabeschritt ab. Nach Approved wechselt die Rechnung zum endgültigen Export.
- Führen Sie bei Mark Final in Accounting den Export erneut aus. Cortena schließt die bestehende Transaktion ab. Es wird kein doppelter INK-Eintrag erstellt, wenn die Nummer der vorläufigen Transaktion bekannt ist.
- Nach erfolgreichem endgültigem Export setzt Mark synced das Kennzeichen in der Liste.
Tipps
- Zwei Exportknoten sind erforderlich, einer für den vorläufigen und einer für den endgültigen Export.
- Beim manuellen Export wird anhand des aktuellen Workflow-Knotens entschieden, ob vorläufig oder endgültig gebucht wird.
- Platzieren Sie den Freigabeknoten zwischen den beiden Exportschritten.
- Rechnungen bleiben so lange von Synced ausgeschlossen, bis Set invoice status ausgeführt wird, auch nach einem erfolgreichen endgültigen Twinfield-Export.