Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Embat verbinden, Treasury-Schritte zu Ihrem Rechnungsworkflow hinzufügen und die Zahlungsbereitschaft in Cortena verfolgen.
Wann Sie diese Anleitung verwenden sollten
Nach der Genehmigung durch die Kreditorenbuchhaltung, wenn Liquidität und Zahlungsplanung in Embat statt ausschließlich im Hauptbuch verwaltet werden.
1. Embat verbinden
Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen und verbinden Sie Embat unter den Treasury- bzw. Zahlungsintegrationen. Schließen Sie die Authentifizierung ab und speichern Sie, bevor Sie sich auf Workflow-Knoten verlassen, die Rechnungen an Embat senden.
Optionale Hilfsfunktionen für Stammdaten im selben Embat-Bereich:
- Kontenplan synchronisieren: Überträgt Embat-Buchhaltungskonten in die Referenzdaten von Cortena, wenn diese Funktion für Ihren Workspace aktiviert ist.
- Bank-ID für Nicht-SEPA-Zahlungsdateien: Muss festgelegt werden, bevor Embat internationale Zahlungsdateien ohne SEPA hochladen kann.
Zahlungsbatches unter Zahlungen werden in SEPA und International aufgeteilt. Weitere Informationen zu „Autorisieren“ bzw. „pain XML herunterladen“ (FinAPI) sowie zu den Dateiübertragungswegen von Embat/Agicap finden Sie unter SEPA- und internationale Zahlungsbatches.
Im selben Bereich „Integrationen“ können Sie das Zahlungsabwicklungsprotokoll öffnen, um aktuelle Zahlungsbatches und Aktivitäten des Anbieters zu überprüfen, darunter API-Datenverkehr und den Lebenszyklus von Batches. Dieses Protokoll ist von den Protokollen zu Buchhaltungsexporten getrennt.
2. Treasury-Knoten zum Workflow hinzufügen
Fügen Sie unter Einstellungen → Workflows → Rechnungsworkflow die Embat-Treasury-Aktionen nach Ihren Genehmigungs- und Buchungsschritten hinzu. Eine typische Reihenfolge:
- Genehmigung und alle erforderlichen Buchhaltungsexporte
- An Treasury senden bzw. Embat-Zahlungsschritt
- Warten oder Status aktualisieren, bis Embat die Zahlung bestätigt
Veröffentlichen Sie den Workflow, nachdem Sie die Verbindungen zwischen den Knoten hergestellt haben.
3. Rechnung zahlungsbereit
Wenn die Rechnung die Übergabe an Treasury erreicht, zeigt Cortena sie als zahlungsbereit an. Öffnen Sie die Rechnung, um Beträge und Lieferanten zu bestätigen und zu prüfen, ob Embat das nächste Ziel ist.
4. Warten auf Zahlungsbestätigung
Nachdem Cortena die Rechnung an Embat gesendet hat, wechselt der Status zu Warten auf Zahlungsbestätigung, bis Embat oder Ihr Treasury-Prozess die Zahlung bestätigt. Die Aktivitäten zur Rechnung dokumentieren die Übergabe.
Tipps
- Verbinden Sie Embat vor dem Go-live. Nicht verbundene Integrationen blockieren Treasury-Knoten.
- Lassen Sie die Genehmigung vor dem Embat-Schritt erfolgen, damit nur genehmigte Rechnungen Treasury erreichen.
- Nutzen Sie den Zahlungsstatus in der Rechnungsliste, um Vorgänge zu erkennen, die noch auf Embat warten.
- Batches enthalten niemals eine Mischung aus SEPA- und internationalen Verfahren. Prüfen Sie das Label unter Zahlungen, bevor Sie autorisieren oder herunterladen.
- Wählen Sie unter „Integrationen“ immer das richtige Embat-Unternehmen aus. Batches werden im Kontext dieses Unternehmens erstellt.