Nachdem Sie Agicap verbunden haben und der Agicap-Support Ihre Dokumentenverbindung aktiviert hat, exportiert Cortena zugeordnete Verbindlichkeiten, synchronisiert Referenzdaten und kann Beleg-PDFs an Lieferantenrechnungen in Agicap anhängen.
Für wen ist dieser Artikel gedacht: Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung und Finanzadministratoren, die Agicap als zentrale Lösung für die Kreditorenbuchhaltung verwenden und über die erstmalige API-Einrichtung hinaus Abläufe für den täglichen Export und die Synchronisierung benötigen.
1. Übersicht der verbundenen Integration
Unter Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → Agicap sehen Sie:
- Status der API-Verbindung
- Ausgewählte Organisation und Entität
- Kreditorenverbindung (Name + ID für den Agicap-Support)
- Zeitstempel der Referenzdatensynchronisierung
2. Referenzdaten aus Agicap synchronisieren
Synchronisieren Sie vor umfangreichen Exporten die Stammdaten:
- Kontenplan / Buchungskonten
- Kostenstellen
- Kreditoren und Debitoren
- USt.- / BU-Schlüssel
Verwenden Sie Aus Agicap synchronisieren für inkrementelle Aktualisierungen oder Vollständige Aktualisierung nach größeren Änderungen am Kontenplan. Die Qualität der Zuordnung hängt von aktuellen Referenzdaten ab.
3. Verbindlichkeiten nach Agicap exportieren
- Wählen Sie Rechnungen in der Liste Verbindlichkeiten aus oder öffnen Sie die Detailansicht.
- Wählen Sie An Agicap senden für den Sammel- oder Einzelexport.
- Der Status zeigt zunächst Wird an Agicap gesendet und anschließend Synchronisiert oder einen Fehler mit Begründung an.
Cortena sendet strukturierte Daten der Lieferantenrechnung und hängt die PDF-Datei an, sofern sie verfügbar ist.
4. Belege und Zahlungsdokumente
Wenn ein Beleg oder eine Zahlungsbestätigung mit einer Verbindlichkeit verknüpft ist, kann Cortena diese in die Agicap-Nutzdaten aufnehmen. Prüfen Sie nach dem Export das Aktivitätsprotokoll der Rechnung, um die Bestätigung des Anhangs zu sehen.
5. Fehlerbehebung
| Problem | Prüfen |
|---|---|
| Export erfolgreich, aber in der Agicap-Oberfläche ist nichts sichtbar | Der Agicap-Support muss die Dokumentenverbindung aktivieren |
| Falsche Entität | Wählen Sie die Entität unter „Einstellungen“ erneut aus · die Verbindung gilt je Entität |
| Fehlender USt.-Schlüssel | Führen Sie eine Referenzdatensynchronisierung aus und aktualisieren Sie die Zuordnungsrichtlinien |
| Export nicht möglich | Prüfen Sie den Workflow-Schritt, die Berechtigungen oder ob die Rechnung bereits synchronisiert wurde |
Kurzübersicht
| Aufgabe | Ort |
|---|---|
| Erstmalige API-Einrichtung | Agicap |
| Stammdaten synchronisieren | Einstellungen → Integrationen → Agicap |
| Rechnungen exportieren | Verbindlichkeiten → An Agicap senden |
| Verbindung aktivieren | Agicap-Support (Verbindungsname + ID) |