Finanzteams und Programmverantwortliche, die Rydoo mit Cortena nutzen, können sehen, welche Daten in Cortena eingehen, wie häufig dies geschieht und wie der Zahlungsstatus angezeigt wird.
So verbindet sich Cortena mit Rydoo
Ihre Organisation verbindet Cortena mit Rydoo unter Verwendung der von Ihnen genehmigten Zugangsdaten und Berechtigungen. Anschließend kann Cortena die Ausgabeninformationen lesen, die Rydoo für Ihren Arbeitsbereich bereitstellt. Importierte Ausgaben durchlaufen dann denselben Cortena-Verarbeitungsprozess wie Dokumente, die Sie selbst hochladen: Buchhaltung, Workflow, Prüfung und Export.
Zeitpunkt der Synchronisierung
- Planmäßige Aktualisierungen: Cortena prüft regelmäßig, ob neue Ausgaben in Rydoo vorliegen. So bleibt Ihr Arbeitsbereich ohne täglichen manuellen Aufwand auf dem aktuellen Stand.
- Manuelle Aktualisierung: Sofern Ihr Arbeitsbereich dies zulässt, kann eine autorisierte Person bei Bedarf eine Synchronisierung ausführen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn ein großer Stapel in Rydoo abgeschlossen wurde und Sie die neuesten Einträge schneller in Cortena benötigen.
Von Cortena importierte Daten
Für Ausgaben, die Rydoo für den Export vorbereitet und die Cortena noch nicht importiert hat, übernimmt Cortena in der Regel:
- Den Beleg als Bild oder Datei, sofern Rydoo einen bereitstellt
- Wesentliche Ausgabendetails aus Rydoo, etwa Datumsangaben, Beträge, Kategorien und die für die Zuordnung relevanten Felder, die Ihr Workflow verwendet
Hinweis: Einige Ausgabenarten, bei denen Belege nicht auf die gleiche Weise verwendet werden, beispielsweise bestimmte Kilometerpauschalen oder sonstige Pauschalen, werden möglicherweise übersprungen. So bleibt Ihr Cortena-Posteingang auf beleggestützte Ausgaben ausgerichtet.
Jede neu importierte Ausgabe wird anschließend gemäß Ihren standardmäßigen Automatisierungs- und Workflow-Regeln verarbeitet.
Ermittlung des Zahlungsstatus
Cortena leitet Zahlungen nicht aus Ihren Bankdaten ab. Die Zahlungsinformationen stammen aus der jeweiligen Ausgabenansicht in Rydoo. Dazu gehört auch, ob eine Ausgabe einer angestellten Person zu erstatten ist oder vom Unternehmen bezahlt wurde.
In Cortena bezahlt oder ausgeglichen, wenn Rydoo beispielsweise Folgendes angibt:
- Die Ausgabe ist erstattet, bezahlt oder befindet sich in einem Status für eine abgeschlossene Zahlung, oder
- Die Ausgabe ist der angestellten Person nicht zu erstatten, da sie vom Unternehmen bezahlt wurde. Cortena behandelt sie daher als ohne separaten Erstattungsschritt ausgeglichen.
Noch nicht bezahlt oder in Bearbeitung, wenn Rydoo die Ausgabe als erstattungsfähig ausweist, sie sich aber noch in der Einreichung, Freigabe, Kontrolle oder Verarbeitung befindet oder noch nicht erstattet wurde.
Nicht zahlbar, wenn Rydoo die Ausgabe als abgelehnt, zurückgerufen, Duplikat oder ähnlich kennzeichnet. Cortena zeigt entsprechend an, dass sie nicht als regulär zahlbare Erstattung behandelt werden darf.
Die zusammen mit dem Zahlungsstatus angezeigten Datumsangaben basieren auf den Ausgaben- und Datumsinformationen, die Rydoo bereitstellt. Dadurch entsprechen die in Cortena angezeigten Daten denen in Rydoo und nicht separaten Bankdaten innerhalb von Cortena.
Tipps für die tägliche Nutzung
- Betrachten Sie die Freigabe und Erstattung in Rydoo als maßgebliche Datenquelle. Cortena übernimmt diese Ergebnisse für die Weiterleitung und Prüfung.
- Verwenden Sie nach größeren Änderungen in Rydoo die manuelle Synchronisierung, sofern verfügbar, wenn Cortena die Änderungen sofort übernehmen soll.
- Weitere Informationen dazu, welche Zuordnungsfelder nach der Vorkontierung aus Cortena beziehungsweise Rydoo übernommen werden, finden Sie unter Ausgaben-Workflow: Zuordnung und Weiterleitung.