Chrome-Erweiterung

Für wen ist das gedacht: Finanz- und Kreditorenbuchhaltungsteams, die Lieferantenrechnungen aus Abrechnungsportalen abrufen, wenn keine PDF-Datei per E-Mail eingeht und der Download nur nach einer Anmeldung verfügbar ist.

Cortena Payables Sync ist eine Chrome-Erweiterung, die unterstützte Abrechnungsseiten in einen Erfassungsprozess mit nur einem Klick verwandelt. Öffnen Sie das Portal, prüfen Sie, welche Rechnungen in Cortena fehlen, klicken Sie auf Synchronisieren, und die Rechnungs-PDFs werden in Cortena Payables bereitgestellt, wo sie für Abgleich, Freigabe und Export verfügbar sind.

Erweiterung installieren: Cortena Payables Sync im Chrome Web Store

1. Funktionsweise

Noch immer verbergen zu viele Anbieter Rechnungen hinter Anmeldeseiten. Diese PDFs Portal für Portal manuell herunterzuladen und hochzuladen ist zeitaufwendig, und Rechnungen können leicht übersehen werden.

Mit Cortena Payables Sync können Sie:

• Das aufwendige Herunterladen und Hochladen bei Google Cloud, OpenAI, LinkedIn und weiteren Anbietern überspringen
• Nicht synchronisierte Rechnungen anhand von Hinweisen auf der Seite erkennen (Mit Cortena synchronisiert / Nicht mit Cortena synchronisiert)
• Rechnungen mit einem Klick über eine schwebende Cortena-Leiste auf der Abrechnungsseite synchronisieren
• Von serverseitig synchronisierten Extraktionsregeln profitieren, sodass neue Anbieter und Portaländerungen unterstützt werden können, ohne auf eine neue Version im Chrome Web Store warten zu müssen

Über die Erweiterung hochgeladene Rechnungen durchlaufen denselben Cortena Payables-Workflow wie Rechnungen aus E-Mails und manuellen Uploads: extrahieren → abgleichen → prüfen → in Ihr Buchhaltungssystem exportieren.

2. Voraussetzungen

1. Google Chrome in einer aktuellen Version, da die Erweiterung Manifest V3 verwendet
2. Ein Cortena-Konto, bei dem Sie im selben Browser unter app.cortena.ai angemeldet sind
3. Die Berechtigung zum Hinzufügen von Rechnungen für mindestens einen Cortena-Mandanten
4. Zugriff auf das Abrechnungsportal des Anbieters, bei OpenAI, LinkedIn, Google Cloud und anderen Portalen müssen Sie selbst angemeldet sein

Die Erweiterung verfügt über keine separate Anmeldung. Sie verwendet Ihre bestehende Cortena-Browsersitzung auf app.cortena.ai.

3. Installieren und anmelden

1. Öffnen Sie den Eintrag im Chrome Web Store: Cortena Payables Sync
2. Klicken Sie auf Zu Chrome hinzufügen und bestätigen Sie den Vorgang.
3. Heften Sie die Erweiterung über das Puzzleteil-Menü an die Symbolleiste an, damit das Symbol dauerhaft sichtbar bleibt. Dies wird empfohlen.
4. Melden Sie sich in Chrome unter app.cortena.ai bei Cortena an.
5. Klicken Sie auf das Symbol der Erweiterung. Im Pop-up sollten Angemeldet als … und eine Liste der Mandanten angezeigt werden, zu denen Sie Rechnungen hochladen können.

Wenn im Pop-up angezeigt wird, dass Sie nicht angemeldet sind, schließen Sie die Anmeldung auf app.cortena.ai ab und öffnen Sie das Pop-up anschließend erneut.

4. Mandanten auswählen

Rechnungen werden in Cortena immer zu einem Mandanten hochgeladen. Konfigurieren Sie diesen im Pop-up der Erweiterung unter Mandant:

In der Liste werden nur Mandanten angezeigt, für die Ihr Benutzer über die Berechtigung zum Hinzufügen von Rechnungen verfügt. Wenn die Liste leer ist, bitten Sie einen Cortena-Administrator, Ihnen Upload-Rechte zu erteilen oder Sie dem richtigen Mandanten hinzuzufügen.

5. Rechnungen in einem unterstützten Portal synchronisieren

1. Bleiben Sie sowohl bei Cortena als auch im Anbieterportal angemeldet.
2. Öffnen Sie die Abrechnungs-, Rechnungs- oder Transaktionsseite des Anbieters.
3. Wenn eine veröffentlichte Extraktionsregel mit der URL übereinstimmt, wird auf der Seite eine schwebende Cortena-Leiste angezeigt.
4. Prüfen Sie den Status in der Leiste, zum Beispiel:
   • Warten auf Rechnungen… · die Seite oder Rechnungstabelle wird noch geladen
   • N ausstehend · · Rechnungen können synchronisiert werden, Synchronisieren ist verfügbar
   • Alle N synchronisiert / Synchronisiert · es sind keine weiteren Rechnungen hochzuladen, die Synchronisierung ist deaktiviert
5. Klicken Sie auf Synchronisieren. Die Erweiterung erfasst die Rechnungsreferenzen, lädt die PDF-Dateien aus dem Portal herunter und lädt sie zum ausgewählten Mandanten hoch.
6. Verfolgen Sie den Fortschritt unter Wird heruntergeladen… / Wird hochgeladen…. Ergebnisse werden beispielsweise als 3 synchronisiert, 2 übersprungen angezeigt.
7. Die Hinweise auf der Seite werden aktualisiert, sobald die Rechnungen in Cortena eingehen. Bereits synchronisierte Rechnungen werden automatisch übersprungen.

Unterstützte Portale

Die Unterstützung basiert auf Regeln. Cortena veröffentlicht für jedes Portal signierte Extraktionsregeln. Häufig unterstützte Ziele sind:

Wenn die schwebende Leiste nicht angezeigt wird, gibt es für die aktuelle URL wahrscheinlich noch keine passende Regel. Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt zur Fehlerbehebung.

6. Regeln aktualisieren und nicht unterstützte Seiten melden

Extraktionsregeln werden von Cortena heruntergeladen und lokal zwischengespeichert. Sie werden automatisch im Hintergrund aktualisiert, ebenso beim Besuch von app.cortena.ai. Sie können eine Aktualisierung auch manuell anstoßen.

1. Öffnen Sie das Pop-up der Erweiterung.
2. Prüfen Sie die Anzahl der Regeln und den Zeitpunkt der letzten Synchronisierung.
3. Klicken Sie auf Regeln aktualisieren.
4. Laden Sie den Abrechnungs-Tab neu und versuchen Sie es erneut.

Wenn Sie sich auf einer Abrechnungsseite befinden, die unterstützt werden sollte, aber keine Einblendung angezeigt wird, oder wenn die Synchronisierung aufgrund einer geänderten Portaloberfläche fehlschlägt:

1. Öffnen Sie das Pop-up der Erweiterung, während der entsprechende Tab aktiv ist.
2. Klicken Sie auf Rechnungsseite melden.
3. Cortena erhält die Seiten-URL, den Titel und einen bereinigten HTML-Schnappschuss, aus dem Skripte entfernt wurden.
4. Nachdem Cortena eine Regel für die Website veröffentlicht hat, klicken Sie auf Regeln aktualisieren, laden Sie den Abrechnungs-Tab neu und starten Sie die Synchronisierung erneut.

Das Melden erfolgt immer ausdrücklich durch Sie. Die Erweiterung erfasst Seiteninhalte nicht im Hintergrund.

7. Berechtigungen und Datenschutz

Was die Erweiterung nicht tut:

• Beliebige Websites im Hintergrund auslesen
• Ohne Ihren Klick automatisch Rechnungen hochladen
• Browserdaten verkaufen
• DOM-Inhalte erfassen, sofern Sie nicht auf Rechnungsseite melden klicken

Vollständige Datenschutzerklärung: cortena.ai/privacy. Fragen zum Datenschutz: dpo@cortena.ai.

8. Fehlerbehebung

Kurzübersicht