Nachdem Cortena die Spendesk-Ausgaben nach DATEV exportiert hat, können Sie Buchungsfelder mit dem Workflow-Knoten Expense Tool Writeback zurück an Spendesk übertragen. Optional können Sie Spendesk-Kontenplan und Lieferanten aktualisieren, wenn sich die Cortena-Stammdaten ändern.
1. Workflow-Knoten: Expense Tool Writeback
- Öffnen Sie Settings → Workflow für Ausgaben oder den Editor für Ihren Ausgaben-Workflow.
- Platzieren Sie Expense Tool Writeback nach einem erfolgreichen Buchhaltungsexport.
- Wählen Sie Expense tool: Spendesk, sofern verbunden.
- Wählen Sie Fields to write back, zum Beispiel: Aufwandskonto, Steuerkonto, Kostenstelle, analytische Felder, Buchungsdatum, Mark as exported.
- Ordnen Sie analytische Felder in der Tabelle zu, wenn Sie diese verwenden.
- Veröffentlichen Sie den Workflow.
Andere Ausgabentools werden möglicherweise in der Liste angezeigt, aber in dieser Version sind Write-back-Felder nur für Spendesk verfügbar.
Wenn das erweiterte Write-back aktiviert ist, markiert Cortena exportierte Ausgaben über den älteren DATEV-Erfolgspfad nicht zusätzlich automatisch als exportiert. Der Knoten übernimmt diesen Schritt, wenn Sie Mark as exported einschließen.
2. Abgleich der Stammdaten mit Spendesk
- Öffnen Sie Settings → Integrations → Expenses → Spendesk.
- Unter Master data sync to Spendesk:
- Aktivieren Sie optional Keep Spendesk updated when Cortena chart of accounts or suppliers change.
- Klicken Sie auf Sync master data now und warten Sie einige Minuten. Last sync wird nach Abschluss aktualisiert.
Der Abgleich ist nicht destruktiv: Cortena erstellt fehlende Konten, Lieferanten und Verknüpfungen. Vorhandene Zeilen in Spendesk werden weder gelöscht noch überschrieben.
Tipps und Einschränkungen
- Wenn die DATEV-Verantwortlichkeit auf Spendesk eingestellt ist, blockiert Cortena den DATEV-Export für Spendesk-Verbindlichkeiten. Für die erweiterte Anreicherung sind ein von Cortena verwalteter DATEV-Export und Spendesk-Write-Schnittstellenbereiche erforderlich.
- Verwandt: Spendesk, Spendesk cost centers, Expense workflow.
Kurzübersicht
| Aufgabe | Ort |
|---|---|
| Felder nach dem Export zurückschreiben | Workflow → Expense Tool Writeback |
| Stammdaten | Settings → Integrations → Expenses → Spendesk |