Airwallex-Integration

Verbinden Sie Airwallex, um Spend-Ausgaben und Wallet-Banktransaktionen mit Cortena zu synchronisieren. Exportieren Sie anschließend Ausgaben in die Buchhaltung und buchen Sie Wallet-Bewegungen mit dem Workflow-Schritt Export bank transaction to accounting in DATEV Rechnungswesen.

Verwandte Themen: Spendesk-Integration, Ausgaben-Workflow, DATEV Rechnungswesen und Airwallex-Einrichtungsassistent.

1. Aktivieren und verbinden (funktionsgesteuert)

Airwallex wird angezeigt, wenn in Ihrem Arbeitsbereich die Funktion für die Airwallex-Ausgabenintegration aktiviert ist. Wenden Sie sich an Cortena, wenn Sie die Karte nicht sehen.

1. Öffnen Sie Settings → Integrations → Expense management.
2. Öffnen Sie die Karte Airwallex.
3. Geben Sie die Airwallex Client ID und den API key ein. Sie finden diese in Airwallex unter Settings → Developer → API keys. Für Wallets benötigen Sie die Berechtigungen zum Lesen von Spend-Daten und der Kontostandhistorie.
4. Wählen Sie Sync expenses from aus. Das Zeitfenster gilt für jede Synchronisierung, bis Sie die Verbindung trennen und zurücksetzen.
5. Konfigurieren Sie List workspace by expense type, um Kartenausgaben und Lieferantenrechnungen an Listen unter Expenses oder Payables weiterzuleiten.
6. Optional: Mark expenses synced in Airwallex after accounting export, Include fee lines in bank sync, Exclude card issuing captures from bank sync. Letztere Option verhindert doppelte Erfassungen mit Spend.
7. Wählen Sie Save und anschließend Sync now.

2. Welche Daten synchronisiert werden

Fortschrittsanzeigen zeigen die Phasen für Ausgaben und Wallets (Syncing…) sowie die Anzahl der verarbeiteten und übersprungenen Datensätze. Zeitstempel für Last sync werden auf der Integrationskarte angezeigt.

3. Ausgaben nach DATEV exportieren

Verwenden Sie den Standard-Workflow für Verbindlichkeiten und Ausgaben:

1. Gleichen Sie die Daten wie gewohnt ab und genehmigen Sie sie.
2. Wählen Sie Export to accounting oder Ready for export, wobei DATEV Buchungsdatenservice ausgewählt sein muss.
3. Optional: Mark expenses synced in Airwallex schreibt die Daten nach einem erfolgreichen Export zurück nach Airwallex.

Bank-Zeilen aus Wallets sind keine Rechnungsexporte. Für sie wird der unten beschriebene Bank-Workflow verwendet.

4. Banktransaktion in die Buchhaltung exportieren (Workflow)

Für Airwallex-Wallet-Transaktionen im Bank reconciliation workflow oder, sofern aktiviert, in Rechnungs-Bank-Workflows:

1. Fügen Sie Export bank transaction to accounting hinzu.
2. Legen Sie unter When to export fest, ob automatisch exportiert werden soll, sobald der Knoten erreicht wird, oder ob der manuelle Export abgewartet werden soll.
3. Konfigurieren Sie Default bank GL (Finanzkonto) und Default clearing GL (Gegenkonto) für DATEV-EXTF-Buchungsstapelzeilen ohne Belege.
4. Optional: Gegenkonto mode: Verrechnungskonto oder Konto der zugeordneten Rechnung, sofern verfügbar.
5. Optional: Konfigurieren Sie eine Per-bank GL map für jedes Cortena-Bankkonto.
6. Verbinden Sie die Ausgänge Success und Failure wie beim Rechnungsexport.

Der Buchungstext unterstützt Tokens wie Beschreibung, Referenz, Betrag und Währung. Die maximale Länge beträgt 60 Zeichen.

5. Alternative mit geführter Einrichtung

Mandanten mit einem Airwallex-only-Onboarding können den dedizierten Funnel unter /landing/airwallex verwenden. Siehe Airwallex-Einrichtungsassistent.

Tipps und Einschränkungen

• Funktionsgesteuert, daher nicht bei allen Mandanten sichtbar.
• Sync expenses from wird nach der ersten erfolgreichen Synchronisierung gesperrt. Trennen Sie Airwallex, um das Startzeitfenster zu ändern.
• Die Bank- und Spend-Synchronisierung verwenden gemeinsam Sync now. Prüfen Sie die Optionen für doppelte Wallet-Einträge, wenn Kartenerfassungen ebenfalls als Ausgaben erscheinen.
• Für den DATEV-Export sind ein verbundener DATEV Buchungsdatenservice und gültige Hauptbuchkonten am Workflow-Knoten erforderlich.
• Wenn Sie über Airwallex nach DATEV hinaus vollständige AP-, AR- und Banking-Funktionen benötigen, wenden Sie sich an Cortena, um ein Upgrade über das Upselling des Einrichtungsassistenten vorzunehmen.

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