Deze procedure legt uit hoe Cortena verzoeken voor het verwijderen van klantgegevens en offboarding afhandelt.
1. Doel
Een duidelijk en consistent verwijderingsproces bieden dat aansluit bij contractvoorwaarden en toepasselijke wetgeving.
2. Toepassingsgebied
Van toepassing op klantgegevens in actieve systemen en, waar mogelijk, gerelateerde gegevens die door subverwerkers worden bewaard.
3. Verwijdering aanvragen
Klanten kunnen verwijdering en offboarding aanvragen via compliance@cortena.ai.
4. Procedure
4.1 Het verzoek valideren
- Bevestig de identiteit en bevoegdheid van de aanvrager.
- Bevestig op welke workspace en onderneming het verzoek betrekking heeft en wat de gewenste datum is.
4.2 Export aanbieden, indien nodig
- Stem op verzoek de exportmogelijkheden af die relevant zijn voor de ingeschakelde workflows, bijvoorbeeld boekhoudexports zoals DATEV of Exact Online.
- Bevestig dat de export is voltooid voordat de verwijdering wordt uitgevoerd, als de klant om deze volgorde vraagt.
4.3 Verwijderen uit actieve systemen
- Verwijder klantgegevens uit actieve systemen volgens interne draaiboeken en contractvoorwaarden.
- Bevestig intern dat de verwijdering is voltooid.
4.4 Back-ups
Sommige klantgegevens kunnen in back-ups aanwezig blijven totdat de bewaartermijnen van de back-ups zijn verstreken. Zie Back-ups en bewaartermijnen.
4.5 Subverwerkers
Waar van toepassing stemt Cortena de verwijdering af met subverwerkers, in overeenstemming met contractvoorwaarden en de technische haalbaarheid. Zie Subverwerkers.
5. Termijn
Cortena streeft ernaar gevalideerde verwijderingsverzoeken binnen 30 dagen af te ronden. Complexe gevallen waarbij afstemming met subverwerkers nodig is, kunnen langer duren. In dat geval laten we je weten wat de verwachte termijn is.
6. Bevestiging
Cortena bevestigt de voltooiing per e-mail aan de klant. Deze bevestiging vermeldt dat de actieve systemen zijn opgeschoond en welke bewaartermijnen voor back-ups eventueel nog van toepassing zijn.