Deze pagina geeft op hoofdlijnen uitleg over de belangrijkste gegevensstromen binnen Cortena.
1. Doel
Beschrijven welke gegevens Cortena verwerkt en hoe deze door het systeem stromen.
2. Reikwijdte
Dit is van toepassing op alle workflows van het platform, waaronder documentinvoer, matching, classificatie, export, bankkoppelingen, reconciliatie en alle andere door de klant ingeschakelde workflows voor financiële automatisering.
3. Belangrijkste workflows
3.1 Invoer van documenten en gegevens
Financiële documenten en gerelateerde bestanden, zoals facturen, bonnen en afschriften, kunnen worden ingelezen via uploads door gebruikers en/of inkomende e-mail, indien geconfigureerd. Vanaf 10 september 2026 wordt inkomende e-mail ontvangen via de door Cortena zelf gehoste ReceiveHQ (receivehq.com). Zie Subverwerkers.
3.2 Gegevensopslag
De kerngegevens van de applicatie worden opgeslagen en verwerkt in Duitsland, op de hostinginfrastructuur van Cortena. Zie Hosting in de EU.
3.3 Workflowautomatisering
Cortena verwerkt documentinhoud en financiële gegevens om bedrijfsregels toe te passen, zoals grootboekrekeningen, btw-logica, kostenplaatsen, matching voor reconciliatie en cashflowactiviteiten. Dit gebeurt op basis van door de klant verstrekte richtlijnen en structuren.
3.4 AI-verwerking
Cortena kan externe LLM-providers gebruiken voor extractie, matching, analyse en ondersteuning. Cortena streeft ernaar de hoeveelheid gedeelde gegevens te minimaliseren en de overdracht te beveiligen met TLS/HTTPS. Zie Subverwerkers voor de volledige lijst met providers.
3.5 Export naar boekhoudsystemen
Cortena ondersteunt export naar boekhoudsystemen, zoals DATEV en Exact Online. Voor DATEV gebruikt Cortena de officiële API (Rechnungsdatenservice 1.0).
3.6 Bankkoppelingen, indien ingeschakeld
Bankkoppelingen en betalingsinitiatie worden aangeboden via optionele PSD2-providers (Yapily en/of finAPI GmbH), alleen wanneer de klant ze in Cortena inschakelt. Zie Subverwerkers.
4. Internationale doorgiften
De kerngegevens van de applicatie worden in Duitsland verwerkt. Sommige subverwerkers kunnen beperkte gegevens buiten de EU/EER verwerken, met passende waarborgen wanneer dat vereist is.