# Verzenden naar Google Drive

Archiveer documenten in Drive als onderdeel van een workflow.

In deze handleiding lees je hoe je de workflowactie **Send document to Google Drive** gebruikt om PDF-bijlagen van facturen automatisch naar Google Drive te kopiëren wanneer je workflow deze stap bereikt.

**Voor wie:** Finance- en operationele teams die facturen als onderdeel van de verwerking in Google Drive willen archiveren, zonder ze handmatig te downloaden en opnieuw te uploaden.

## Wat deze stap doet

Wanneer een factuur deze stap bereikt, doet Cortena het volgende:

1. Neemt de **PDF-bijlage** van de factuur.
2. Maakt eventuele **submappen** aan die in je **Folder file path template** zijn gedefinieerd.
3. Uploadt het bestand naar Google Drive met de oorspronkelijke naam van de bijlage (`{{filename}}`).
4. Schrijft een vermelding in het **Activity**-log van de factuur, met de status geslaagd, mislukt of overgeslagen.

## Kies je bestemming

| Optie | Waar bestanden worden opgeslagen | Wie de Drive beheert | Wat je configureert |
| --- | --- | --- | --- |
| **Cortena Shared Folder** | De gedeelde Google Drive van Cortena voor je tenant, onder een vaste submap **Exports**, gevolgd door je padtemplate | Cortena, gedeeld met je organisatie | Alleen de folderpadtemplate |
| **Data exchange** | Een map die je selecteert in je eigen Google Drive | Je Google-account of organisatie | Verbind Google Drive via Integrations → Data exchange, kies een doelmap en stel daarna de padtemplate in |

Met **Data exchange** staan de bestanden in **jouw** Drive. Met **Cortena Shared Folder** staan de bestanden in de gedeelde werkomgeving van Cortena, onder **Exports**.

Standaardpadtemplate voor factuurworkflows:

`Accounts Payables Invoices/{{invoice_date_yyyy}}/{{invoice_date_mm}}/{{filename}}`

## De node instellen

1. Ga naar **Workflow** en open de workflow die je wilt wijzigen.
2. Voeg via **ADD STEP → Actions** de stap **Send document to Google Drive** toe.
3. Geef de node een duidelijke **Label**, die in Activity wordt weergegeven.
4. Verbind de stap waarop deze moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld na extractie, na een voorwaarde of vóór export.
5. Kies **Cortena Shared Folder** of **Data exchange** en stel de padtemplate in.
6. Schakel eventueel **Ignore when invoice is reprocessed** in om dubbele PDF's bij het opnieuw verwerken te voorkomen.
7. Sla de workflow op of publiceer deze.

![Workflow-node: Send document to Google Drive](https://help.cortena.ai/assets/img/help/google-drive/01-workflow-send-document-to-google-drive-node.png)

### Variabelen voor padtemplates

| Variabele | Betekenis |
| --- | --- |
| `{{invoice_date_yyyy}}` | Factuurdatum · jaar |
| `{{invoice_date_mm}}` | Factuurdatum · maand |
| `{{invoice_date_dd}}` | Factuurdatum · dag |
| `{{filename}}` | Bestandsnaam van de bijlage |
| `{{invoice_number}}` | Factuurnummer |
| `{{invoice_supplier_name}}` | Naam van de leverancier |
| `{{cost_center_kost1}}` | Kostenplaats KOST1 |
| `{{booking_account_number}}` | Nummer van de boekingsrekening |

## Activity-log

Elke uploadpoging wordt geregistreerd in het **Activity**-paneel van de factuur:

- **Uploaded to Google Drive** · geslaagd
- **Google Drive upload failed** · map ontbreekt, of er is een probleem met de rechten of configuratie
- **Google Drive upload skipped** · bijvoorbeeld omdat negeren bij opnieuw verwerken was ingeschakeld

![Activity van factuur: upload naar Google Drive geregistreerd](https://help.cortena.ai/assets/img/help/google-drive/02-invoice-activity-google-drive-upload.png)

## Tips

- Begin met **Cortena Shared Folder** voor de snelste betrouwbare archivering.
- Schakel over naar **Data exchange** wanneer bestanden in een specifieke map van je organisatie moeten staan. Verbind Google Drive eerst via **Integrations → Data exchange**. Tot die tijd wordt de bestemming als niet verbonden weergegeven.
- **Exports** is vast ingesteld voor Cortena Shared Folder. Je kunt alleen het pad onder Exports aanpassen.
- Voor expenses wordt hetzelfde type node gebruikt, met standaard een sectiemap **Expenses** in plaats van Accounts Payables Invoices.

![Data exchange: Google Drive niet verbonden](https://help.cortena.ai/assets/img/help/google-drive/03-data-exchange-not-connected.png)